TURİZM VE OTELCİLİK PORTALI

Opsiyon ( Rezervasyon Bekleme Süresi / Dead Line )

Rezervasyon yaptıran tarafların onaylanmış olan rezervasyonu, herhangi bir yaptırıma uğramaksızın tek taraflı olarak iptal edebileceği son tarihtir. Bu süre içinde rezervasyon yaptıran taraflar herhangi bir sorumluluk altına girmeden rezervasyonu iptal edebilirler. Konaklama işletmeleri, ulaştırma işletmeleri, seyahat acenteleri ve tur operatörleri, rezervasyon iptal edildiği takdirde tekrar satmalarının mümkün olabileceği son tarihi opsiyon tarihi olarak rezervasyon yaptıran tarafa bildirirler.

Bu süre geçtikten sonra sözleşmede belirtilen bir mazeret olmadan yapılacak iptallerde işletmeye belli bir miktar tazminat ödenmesi gerekmektedir. Çünkü opsiyon tarihinden sonra işletmenin bu hizmeti satması zor olacaktır. Opsiyon süresi ortalama olarak yüksek sezonda üç hafta, ölü sezonda ise bir haftadır.

Aksiyon ( Rezervasyon Fiyat İndirimi )

Aksiyon kelimesi, daha çok charter (tarifesiz uçuşlar) uçuşlarındaki boş koltukların satılması için yapılan fiyat indirimleri için kullanılan bir terimdir. Aksiyonun çeşitli sebepleri olabilir. Paket tur satışlarında, koltuk satışlarında boş kapasitenin satılabilmesi için tarih yaklaştıkça önemli aksiyonlar yapılabilir. Sektöre yeni giren veya önemli hamleler yapan havayolu şirketleri ve tur operatörleri de rakiplerine üstünlük sağlamak için aksiyon yapabilirler. Hatta sektörde last minute ( son dakika ) satışları denilen turun başlamasına bir gün kala yapılan zararına satışlar yaşanabilir. Bazı acenteler paket turlardaki kâr oranlarından feragat ederek önemli indirimler yapıp sürümden kazanmayı veya sigorta poliçesi satışları ile kâr etmeyi hedeflemektedirler. Konaklama işletmeleri de sık sık aksiyon yaparlar. Örneğin gün aksiyonu denilen yöntemle konukların yedi gün kalıp altı gün parası ödemeleri dikkat çekici bir satış yöntemidir.

Stop-sale ( Satışları Geçici Olarak Durdurma )

Konaklama İşletmeleri, tüm odaları satıldığı zaman ön rezervasyon yaptırmış olan diğer acentelere stop-sale durumunu bildirir. Acenteler de işletmenin satılık odası kalmadığını öğrenerek satış yapmaz.

Acenteler ve Operatörler böyle bir duruma düşmemek için yüksek dönem rezervasyonlarını kesin rezervasyon olarak yaptırmayı tercih ederler. Ayrıca işletmeler arasında sözleşmeler yapılırken belirtilen özel durumlar gerçekleştiği takdirde rezervasyonun iptal edilmesi veya ertelenmesi hakkı da vardır. Bunlara mücbir sebepler ( zorlayıcı sebepler ) adı verilir.Örneğin 2004 yılının aralık ayında Güneydoğu Asya?da meydana gelen tsunami felaketi sonrasında tur operatörleri bölgeye yaptırdıkları rezervasyonları yükümlülük altına girmeden iptal etmişlerdir.İki ülke arasında gerginlikler yaşanması, uçakların kaza yapması vb. durumlar da mücbir sebeplerdendir.

Over-booking ( Aşırı Rezervasyon Yapılması )

Turizm İşletmeleri, bazı rezervasyonlarının iptal edilebileceğini düşünerek kapasite fazlası rezervasyonları onaylarlar. Bu duruma turizm sektöründe ?overbooking? denir. Konaklama İşletmelerinin % 10 overbooking ile çalışmaları normal karşılanabilir. Bununla birlikte bazı işletmelerin yüksek overbooking oranı ile çalıştıkları görülmektedir. Bu durumun sebepleri;

Ülkede makro düzeyde yaşanan krizler nedeniyle rezervasyon iptallerinin çok olması,

Acentelerin satabileceklerini düşünerek sürekli fazla rezervasyon yaptırmaları nedeniyle konaklama işletmelerinin de kendilerinden istenen bütün rezervasyonları onaylamalarıdır.

Overbookingin sonucunda konaklama işletmesi ?Short?a Düşmek? adı verilen durumu yaşayabilir. Turun başlama tarihinde, konaklama işletmesinin onayladığı aşırı rezervasyon yapılmış konuklar işletmeye geldiği takdirde kapasite aşılmış olur ve konuklar açıkta kalır. Bu duruma turizm sektöründe ?short?a düşmek? adı verilir. Overbooking rezervasyonları, tahmini fazla satışlar iken, short?a düşmek ise gerçekleşen fazla satışlardır. Bu duruma düşen işletme, konukları aynı kalite düzeyinde veya daha iyi bir işletmede konaklatmak zorundadır.  Ayrıca para cezası, işletme belgesinin iptali gibi yasal yaptırımları da vardır.

No-show ( İptali Bildirilmeyen Rezervasyon )

Yapıldığı halde kullanılmayan, iptal edilmeyen rezervasyonlardır. Acente veya tur operatörü opsiyon tarihi geçtikten sonra rezervasyon işlemini iptal ederse oda ücretini ödemek zorundadır. İşletmeler arasında yapılan sözleşmeye göre noshow ücreti değişkendir. Check-in tarihinden bir gün önceki iptal ile beş gün önceki iptale farklı no-show oranları uygulanabilir. No-showun yaygın olarak yaşandığı bir örnek durum da şudur; Tur operatörü, otuz kişilik kontenjan anlaşması imzalamıştır. Turun başlamasına bir hafta kala opsiyonu vardır. Fakat satabileceğine inanarak boş kalan beş kişilik kapasiteyi iptal ettirmez. Check in tarihine kadar da satamayınca konaklama işletmesine karşı no-show sorumluluğu doğar. Genellikle uygulamada rezervasyon iptalleri için tanınan ihbar süresi kişiler ve kurumlar arasında yapılan anlaşmalarla tespit edilmektedir.

Go-Show ( Rezervasyonu Bildirilmeyen Konuk )

Tur Operatörünün Seyahat Acentesine gönderdiği konuk listesinde ismi görülmeyen fakat tur grubuyla birlikte fazladan gelen rezervasyon fazlası konukların durumuna go-show adı verilir. Go-showun başlıca iki sebebi olabilir; Son anda gelişen bir tercihle yakın arkadaşlar veya aile üyeleri birlikte gelmeye karar vermişlerdir. Örneğin, anne-babası tatile giderken çocukları da okuluyla birlikte izci kampına katılacaktır. Fakat son gün kampın ertelenmesi sebebiyle çocuklarını da getirmek zorunda kalmışlardır. Outgoing Seyahat Acentesi tur kapasitesi dolmasına rağmen destinasyon noktasında boş yer olacağını tahmin ederek son dakika satışı yapabilir. Bu uygulama riskli olmasına rağmen zaman zaman yaşanmaktadır.

Kontenjan

Seyahat acentelerinin konaklama işletmeleri ve ulaştırma şirketleriyle, önceden belirli sayıda oda, yatak ve koltuk kiralayarak sözleşme yapmasıdır. Yani konaklama işletmelerine yapılan sözleşme içeriğine uygun olarak konuk gönderme garantisidir. Örnek ? A seyahat acentesi Asican oteli ile sezon boyunca 30 oda ve Asc otobüs şirketi ile 30 koltuk kiralayarak kontrat imzalamasıdır.?

Katalog

Tur Operatörleri, anlaşma yaptıkları konaklama işletmelerini ve programladıkları paket turları tanıtan katalog ve broşürler hazırlayarak paket tur satın almayı düşünen konuklara görsel olarak tanıtım yaparlar. Bu broşürler hem seyahat acentelerine, hem de müşterilere dağıtılır. Broşürlerde, turların süresi, taşıyıcı uçak şirketleri, uçak tipleri, hareket ve varış tarihleri, konaklama yerleri ve özellikleri, sigortanın fiyata dahil olup olmadığı, rezervasyonla ilgili durumlar ve iptali halindeki detaylar gibi ayrıntılara yer verilir. Gidilen ülkedeki mahalli turlar ve özel indirimler (çocuk, aile ve grup indirimleri) belirtilir.

Şirket Postası ? Company Mail (Co-mail )

Tur operatörü ve Seyahat Acentelerinin kendi iç bünyelerinde haberleşme sistemidir.

Acente Kuponu ( Voucher)

Voucher?in diğer adı ?Acente Kuponu?dur. Tur Operatörü, kendisinden paket tur satın alan konuklara bu belgeyi verir. Genellikle bu belgeler hizmet içeriğine bağlı olarak en az iki suret olarak düzenlenir. Otellere, havayollarına, otobüs işletmelerine ve restoranlara rezervasyon yapıldığı zaman kullanılır ve ilk nüshası müşteriye verilir, ikinci nüsha acente muhasebesine gönderilir. Bağımsız müşterilere verildiğinde müşteri adı ve soyadı yazılır. Gruplar için isim yazılmaz ancak kişi sayısı belirtilip ikinci bir kağıda isim dökümü yapılır. Voucher?da hangi harcamaların acente tarafından karşılanacağına dair bilgiler de yer alır. Rezervasyonlar onaylandıktan sonra, ilgili işletme tarafından fatura ile birlikte acenteye geri gönderilir. Yabancı ülkeler ile bağlantılı çalışan acentelerde voucher?lar iki ülkenin diliyle de yapılabileceği gibi az kullanılan diller yerine İngilizce kullanılır. Voucher?lar turistik hizmetlerin satın alınmasında kullanılan ve bu belgeyi hazırlayan acente ile belgenin adına düzenlenmiş olduğu işletmeyi karşılıklı yükümlülük altına alan bir özellik taşır.Voucher, üzerinde yazılı olan hizmetlerin satın alınmasını sağlayan ve para değeri taşıyan bir belgedir.

KAYNAK

MEB MEGEP KONAKLAMA VE SEYEHAT HİZMETLERİ SEYEHAT ACENTECİLİĞİ 2005