TURİZM VE OTELCİLİK PORTALI

Belirli sayıdaki bir gruba, belirli bir nedenle verilen toplu yemeğe Ziyafet denir. Ülkemizde ziyafete Fransızcada ziyafet anlamına gelen “Banquette” kelimesinin Türkçeleştirilmişi “Banket” adı da verilmektedir.Ziyafet belki de tarihin ilk çağlarında bile verilmişti. Tarihe baktığımızda kralların, sultanların devlet adamlarının, önemli kişilerin çeşitli nedenlerle kalabalık gruplara yemek verdiğini görürüz. Bunun nedeni yemek veren ki­şinin zenginliğinin, ihtişamını konuklara gösterme isteğidir.

Başlangıçta belirli bir düzene bağlı kalınmadan yapılan ziyafet faaliyet­leri süreç içinde belirli kurallara bağlanmıştır. Özellikle mutfağa önem veri­len Fransa’da konaklarda verilen ziyafetler konunun önemini artırmıştır. Fransa’daki bu gelişme, klasik menü adını verdiğimiz yemek yeme sıralamasının ortaya çıkmasını sağlamıştır.

Ziyafetler gelişmesini günümüzde de sürdürmektedir. Eskiden saray ve konaklarda verilen ziyafetler şimdi 4?5 yıldızlı otellerin salonlarında veril­mektedir. Birçok lüks otelin yiyecek ve içecek gelirinin önemli bir kısmını ziyafet gelirleri oluşturmaktadır.

Günümüzdeki bir başka gelişmede ziyafetlerde uygulanan menü konusunda olmuştur. Klasik menünün ortaya çıktığı dönemlerde, bir yemekte yenilen yemek çeşidi 8-10 yemekten aşağı inmezdi. Hatta bu sayının 15 çe­şide kadar çıktığı olurdu. Bu gelenek uzun yıllar devam etmiştir. Artık fiziğine ve sağlığına dikkat eden günümüzün insanı fazla ve ağır yemeklerden kaçınmaktadır. Bu nedenlerle menüden yenilen yemeklerin sayısı azaldığı gibi daha hafif yemekler tercih edilmektedir.

ZİYAFET ÇEŞİTLERİ

Ziyafetler veriliş amaçlarına göre çeşitlere ayrılabilir. Herşeyden önce zi­yafetleri resmi ve özel ziyafetler olarak ikiye ayırabiliriz. Resmi ziyafetler önemli devlet kademelerinde bulunan görevlilerin verdiği veya bu görevliler adına daha alt kademelerce verilen yemeklerdir. Resmi ziyafetlere “Protokol Yemeği” adı da verilir. Devlet başkanlarının, başbakanların birbirine ver­dikleri ziyafetleri, bir devlet başkanına, başbakanına veya bakanına gittiği ilde veya kurumda verilen ziyafet bu tür yemeklere örnek gösterilebilir.

Resmi yemeklerin dışındaki ziyafetlere özel ziyafetler adı verilir. Tanış­ma, toplantı, anma günü, yaş günü, nişan töreni, evlenme töreni, dernek toplantısı, şirket üyeleri toplantısı, balo, çay, konferans türünden toplantı­ların yer aldığı yemekler özel ziyafetlerdir.

Ziyafetlerde yemekler çoğunlukla bir salonda yemek masalarında otura­rak gerçekleştirilirken ayakta verilen ziyafet türü de vardır. Yiyecek ve içe­ceğin ayakta alındığı bu ziyafete resepsiyon adı verilir. Bu tür ziyafette yi­yecekler ayakta yenilebilecek hafif türde olanlardan seçilir.

otellerde ziyafet bölümü

Büyük otellerde (özellikle lüks otellerde) sadece ziyafetten sorumlu bir bölüm bulunur. Bu bölümün yöneticisi ziyafet müdürüdür. Yoğun iş hac­mi varsa sadece bu bölümden sorumlu bir maitre d’hotel, bir özel sekreter ve ziyafet salonlarına yetecek sayıda servis elemanı bu bölümde istihdam edilir. Ziyafetin arasıra verildiği lüks otellerde ise bu bölümden sorumlu bir müdür bulunur ancak alt kadro sadece bir sekreterden oluşur. Ziyafe­tin verilmesi için gerekli personel diğer bölümlerden kaydırılır ve çoğu za­man dışarıdan sağlanır. Dışarıdan sağlanan bu personele ekstradan çalış­tıkları için “Ekstra” adı verilir.

Bazı otellerde ziyafet bölümü adı altında ayrı bir birim bulunmaz. Bu durum genellikle ziyafet salonları kısıtlı veya hiç olmayan otellerde görü­lür. Bu tip otellerde restoran ziyafet salonu olarak kullanılır.

Özellikle salon açısından sıkıntısı olmayan şehir otellerinde iyi bir şekil­de pazarlandığında ziyafetler otele iyi gelir sağlar. Oteller bu yönlerinin pazarlanmasında gerekli çabayı göstermelidir. Konuklara her türlü kolaylığı göstererek onları çekmeğe çalışmalıdır.

ZİYAFET REZERVASYONU

Ziyafetlere çok sayıda kişi geleceği için önceden hazırlık gereklidir. Bu nedenle çok önceden rezervasyonları yapılmalıdır.

Ziyafet rezervasyonu genellikle rezervasyon yaptıracak olanın doğrudan görüşmesi ile olur. Rezervasyon yaptıracak olanın oteli tanıması veya çok uzak olması durumunda faks, telefon, teleks, telgraf, mektup gibi vasıtalar kullanılarak da rezervasyon yaptırılabilir.

Rezervasyonun tam olarak yapılabilmesi için yemekte alınacak menünün, içeceklerin, oturma düzeninin ve en önemlisi gelecek konuk sayısının (bazen düğün, nişan vb. tahmini bir sayı da olabilir) belli olması gerekir. Bunların haricinde ziyafet türüne göre danslı olursa dans pisti, kapalı devre müzik yayını veya canlı müzik, konuşma olacaksa ses düzeni vb. konularda olabilir. Yapılacak olan anlaşmada tüm bunlar konusunda muta­bakat sağlanmalıdır. Para veya hizmet olarak değerlendirilecek her olasılık konuşulmalıdır.

Ziyafet bölümü konukla yapılacak görüşmelerde, görüşmeyi kolaylaştıracak bazı hazırlıklar yapmalıdır. Bu hazırlıklardan biri konukların alım gücüne dönük olarak çeşitli fiyatlarda hazırlanmış menüler olabilir. Konu­ğa verebileceği kişi başına fiyata göre ayarlanmış birkaç çeşit menü konuş­mayı ve pazarlığı kolaylaştırır.

Yapılabilecek bir diğer hazırlık da otelin her salonu için yapılmış ziyafet masa planlarıdır. Ziyafet bölümü önceden hazırlık yaparak bu planları hazırlarsa görüşmeci konuğa değişik oturma planları sunarak bu konudaki görüşmeyi kolaylaştırır.

Her ziyafet rezervasyonu yazılı bir anlaşma haline getirilmelidir. Bu an­laşmada hangi konuların konuşulup karara bağlandığı belirtilmelidir. Re­zervasyon görüşmelerinde konuşulabilecek her hususu gündeme getirebil­mek ve karara varılanları kaydedebilmek için rezervasyon formları kullanılır. Bu formlarda ziyafetlerde ihtiyaç duyulan akla gelebilecek alter­natiflerin çoğu yer alır. Yer almayan konuların kaydedilebileceği bölümde bırakılmıştır. Görüşme anında bu form doldurularak anlaşma kolaylaştırılır.

İşletmenin Adı			Yetkili Kişi İsmi                     Tarih:
Tarih			Düzenleme (Düğün-Nişan-Doğum Günü
Düzenleyici
Siparişin Kim Tarafından Verildiği				Telefon
Ödeyecek Kişinin Adresi
Sipariş Verenin Telefonu                      Yazışmalı Olarak                     Sözlü Olarak
Bilgi Alma Köşesi
Ödeme Şekli
Katılacak kişi sayışı	Oda	Zaman			Oturma Düzeni
Konferansa katılacak kişi sayışı	Oda	Zaman			Beyaz / Yeşil
Aperatif alacak kişi sayışı	Oda	Zaman			Bar
Yemek alacak kişi sayışı	Oda	Zaman			Masa No
içecek Sırası		Masa Düzeni
Konferansta İçilecekler		Menü
Yemek Öncesi İçilecekler
Yemekte İçilecekler
Yemekten Sonra içilecekler
		Tutar
Not

Menü Kartları…………………………………….Fotoğraf…………………….Zaman……………………………..

Menü Kartları……………………………………Müzik ………………………………………………………………..

……………………………………………………….Dans ………………………………………………………………….

Dekorasyon………………………………………Kırmızı Halı ……………………………………………………….

Şamdan……………………………………………Mikrofon ……………………………………………………………

Sigara Bayii………………………………………Podyum………………………………………………………………

Konuşma………………………………………….Projektör …………………………………………………………….

Konuşma Kürsüsü……………………………..Tuval…………………………………………………………………

Gardrop……………………………………………Yazı Tahtası ……………………………………………………….

ZİYAFET REZERVASYONU ALMA

Ziyafet rezervasyonu için görüşme ve rezervasyon alma işlemi aşağıdaki işlem basamakları izlenilerek yapılır:

1. Konuk görüşmeye gelmeden gerekli materyali hazırlama

Konuk gelmeden konuğa sunulabilecek menü alternatifleri, fiyat lis­teleri, ziyafet salonları için masa düzeni alternatifleri ve ziyafet rezer­vasyon formu hazırlanmalıdır.

2. Konuğu karşılama

Konuk uygun şekilde selamlanarak karşılanmalı, görüşme yerine kadar götürülüp oturması için yer gösterilmelidir. Görüşmede yapıla­cak ilk iş konuğun adım, soyadını öğrenip kaydetmek olmalıdır.

Görüşme anında yapılacak kayıtta kurşun kalem kullanılmalıdır. Bir konudaki konuk isteği tam olarak belirlenmeden silinmez şekil­de kaydedilmemelidir.

3. Ziyafet türünü belirleme

Konuğun hangi tür bir ziyafet düşündüğü belirlenmelidir. Çünkü, menüler, oturma düzenleri, salon yerleşim düzeni nişan ve düğünde farklı, toplantılarda farklıdır.

4. Ziyafet tarihi, saatini ve yemek alacak kişi sayısını belirleme

Ziyafetin öğle mi akşam mı olacağı, hangi tarihte istendiği, davetli sayışı öğrenilmelidir. Konuğun verdiği cevaplara göre kayıttaki rezervasyonlara bakılıp, istenen saatte uygun salon olup olmadığı kontrol edilmelidir. Eğer uygun değilse değişik alternatifler önerilmelidir. Salon istenen tarihte uygun ise masa planları gösterilerek konuğa alternatifler sunulur.

Not: Çoğu zaman masa planı, menü fiyatında anlaşıldıktan sonra görüşülür.

5. İstenen hizmetleri öğrenme

Daha başlangıçta konuğun neler istediği, ödeme gücü belirlenip tav­siye ve önerilerde buna göre yapılmalıdır. Konuktan, istenen menü içeceğin konuşulan kişi başı fiyata dahil olup olmayacağı; extra içe­ceklerin kimin tarafından ödeneceği; düğün, nişan gibi bir ziyafet ise pastanın nasıl istendiği; konuşma yapılacaksa ses düzeni, slayt, film makinesi istenip istenmediği; orkestra istenip istenmediği vb. öğrenilmelidir.

6. Belirlenen şartlarda kişi başı fiyatın pazarlığını yapma

Konuğun istediği hizmetler ve katılacak kişi gözönüne alınıp gerekli hesaplar yapılmalıdır. Konuğa hangi menü alternatifinde veya hangi şartlarda kişi başı ne kadar ücret istendiği bildirilmelidir.

7. Diğer bazı ihtiyaçları belirleme

Düğün ve nişan gibi törenlerde giyinme istenip istenmediği, çiçekler, park yeri, özel orkestra vb. ekstra istekler öğrenilip fiyatları belirlen­melidir. Rezervasyon formunda yoksa bu istekler “diğer istekler” bölümüne kaydedilmelidir.

8. Ödemenin ne şekilde yapılacağını belirleme

Ödemenin ne şekilde gerçekleşeceği, ne kadar peşin istendiği, geri kalanın ne zaman talep edileceği vb. belirlenmelidir.

9. Kesinleşen konulan daktilo ettirme

Form üzerinde kesinleşen konular ve istenen diğer hususlar daktilo ettirilip bir sözleşme haline getirilmelidir. Sabit kalemle işlenerek ve imzalanarak da aynı anlaşma formu oluşturulabilir. Sözleşme her iki tarafça imzalanmalıdır.

10. Bir kopyasını konuğa verme

Eğer isteniyorsa anlaşmanın bir kopyası konuğa verilmelidir.

11. Konuğu uğurlama

Konuk uygun şekilde uğurlandıktan sonra gerekli hazırlıkların yapılabilmesi için “Ziyafet Emri Formu” doldurulup ilgili bölümlere gön­derilmelidir.

ZİYAFET EMRİ FORMU

Ziyafetle ilgili bilgilerin gönderildiği form veya haber pusulasına “ziyafet emri” adı verilir. Ziyafet müdürü, otel müdürü de dahil olmak üzere ziyafet­le ilgili bütün bölümlere gerekli bilgileri verir. Ziyafet müdürü bu konuda diğer bölümlerle işbirliği yapmalıdır. Bu emri alan ilgililer istenen tarihteki ziyafet için gerekli hazırlıklara başlarlar. Hazırlıklar aşağıda belirtilmiştir.

-  Satın alma, gerekli yiyecek ve içecekleri temin eder.

- Mutfak, gerekli araç-gereç ve personeli kullanarak alınan yiyecekleri istenen tarihte hazır hale getirir.

-   Kat hizmetleri, salonu temizler.

- Maitre  d’hotel, ziyafette ihtiyaç duyulacak personeli diğer servis personelinden veya dışarıdan (ekstralardan) temin eder.

-   Servis elemanları, salondaki masaları servise hazır hale getirir.

-   Teknik servis, varsa salonun ışık, ses vb. düzenini hazır hale getirir.

- Önbüro veya servis bölümü konuklara yol göstermek için yardımcı işaretleri yerleştirir ve karşılamaya hazırlanırlar.

Tüm bu işler ziyafet emri formunun doldurulmasından sonra gerçekle­şir. Ziyafet emri formu aşağıdaki işlem basamakları izlenilerek hazırlanır:

1. Ziyafetin verileceği tarihi, saatleri ve yerini yazma

2. Ziyafetin kimin tarafından verildiğini, türünü ve kişi sayısını yazma

3. Verilecek olan menüyü yazma

4. Verilecek olan içecekleri yazma

5. Salondaki masa düzenini belirtme (veya ilgili bölüme planım gönderme)

6. Salonda yapılacak ilave işleri belirtme

Salonda yapılacak yeni dekorasyon, ses düzeni, ışık düzeni, orkestra, düğün pastası, dans pisti vb. ile ilgili bilgi verilmelidir.

7. Kuver dışında masaya konulacakları belirtme

Bazı ziyafetlerde menü kardan her iki konuğa bir tane olmak üzere masaların üzerine konulur. Bunun dışında konuk isteğine veya ziyafet müdürünün görüşüne göre masalara çiçek veya mum konulmasına karar verilebilir. Bu durumda kuveri hazırlayan­ların unutmaması için istenenler ayrıca belirtilmelidir.

8. Formu ilgili bölümlere gönderme

ZİYAFET MENÜLERİ

Ziyafet menüleri table d’hotel menünün tüm özelliklerini taşır. Ancak zi­yafet menülerindeki yemek seçimlerinde dikkat edilmesi gereken ilkeler aşağıdaki gibidir.

- Ziyafet menülerindeki yemekler önceden hazırlanıp bekletilebilen  türden olmalıdır

Ziyafette yemekler kalabalık bir gruba hazırlandığı için fazla miktarlar­da hazırlanır. Bu nedenle hemen hazırlanıp yenilen cinsten yemeklerin mutfakta yapılması sorun yaratır. Örneğin, ızgara türünden yemekleri a’la carte restoranlarda verebilirsiniz ama aynı anda ziyafette verilmesi gereken 100 ızgara yemeği hazırlayamazsınız. Araç-gereç ve personeliniz buna yet­meyecektir. Bu nedenle ziyafetlerde önceden hazırlanabilen ve bir süre özelliğini kaybetmeyen yemekler verilir.

Menüler bu özellik dikkate alınarak planlanmalıdır.

? Ziyafet menüsündeki yemekler ziyafet servisine uygun olmalıdır

Ziyafetlerde aynı tür yemek tüm konuklarca aynı anda yenilir. Bunu sağlayabilmek için her servis personeli 10-20 kişiye çok kısa bir sürede servisi gerçekleştirmek zorundadır. Eğer servisi zor olan bir yemek seçilmiş ise servis elemanı istenen sürede servisi bitiremeyeceği için önceden servis edilenler soğuyacak ve konuklar hepsi bitmeden başlayamayacağı için sabırsızlanacaktır.

? Ziyafet menusu yapılırken mutfak araç-gerecinin yeterli olup olmadığı kontrol edilmelidir

Bazı yemekler özel araç-gereç ister. Eğer gerekli araç-gereç yoksa menü hazırlanırken ziyafet verene başka bir yemek önerisinde bulunulmalıdır. örneğin, 250 kişilik kızartma yapılacaksa ve kızartma tavaları yeterli değil ise bu durumda başka öneriler sunulmalıdır.

? Menü yapılırken mutfak elemanlarının bildiği yemeklerden olmasına dikkat edilmelidir

Mutfakta çalışanların yabancı olduğu yemek adları menüye konulma­malıdır. Elde reçete olsa bile bazı yemeklerin istenen lezzette olması deneyime bağlıdır. Sonuçta büyük bir sorunla karşılaşılabilir.

?Menü yapılırken mevsim özellikleri dikkate alınmalıdır

Bazı sebze, et ve balık cinsleri bazı mevsimlerde bol bulunup, ucuz olur­ken bazen istediğiniz fiyatı verseniz de bulamadığınız bile olur. Menüyü planlayan ve ziyafet verene öneren, piyasada bulunabilen malzemelerin zi­yafetin verileceği tarihte bulunup, bulunamayacağına, kaça mal olacağına dikkat etmelidir.

? Konuk menüyü kendisi hazırlıyor ise yapımı zor olan veya müm­kün olmayan yemekler konuşanda uyarılmalıdır

? Tavsiye edilecek menü ziyafetin verildiği ana uygun olmalıdır

Ziyafet öğleyin verilecekse yemekler de öğleyin yenilebilecek hafif ye­meklerden seçilmiş olmalıdır. Yine yazın verilecek yemekler kışın verilebileceklerden farklı olacaktır. Düğünlerde pasta, yılbaşında hindi dolması gibi geleneksel yemeklerin mönülerde yer almasına dikkat edilmelidir.

? Menü kartının kalitesi, yazı karakteri, düzeni vb. amaca uygun olmalıdır

Ziyafetin duyurusu için gönderilen davetlerin bazıları menüyü de içere­bilir. Bazı yemeklerde de menü masada yer alır. Menü dizaynı ve kalitesi yemeğin imajına uygun olarak seçilmelidir.

ZİYAFET MENÜSÜ HAZIRLAMA

Ziyafet menüleri ziyafet müdürü, mutfak şefi, yiyecek içecek müdürü, maitre d’hotel vb. üst düzey yöneticilerce yapılmalıdır. Her ne kadar menü yapma üst düzey yöneticilerin görevi ise de servis elemanlarının bu konu­da bilgisi olmasında yarar vardır.

Ziyafet menusu aşağıdaki işlem basamakları izlenilerek hazırlanır:

1. Ziyafetin türünü belirleme

2. Yemeğe gelecek olanların özelliklerini belirleme.

Yemeğe gelenlerin genç veya yaşlı olması, dini inanışları, vejeteryan (etyemez) olup olmadıkları dikkate alınmalıdır.

3. Temeğin verileceği mevsimi belirleme

4. Yemeğin verileceği anı ve servis şeklini belirleme

5. Mutfak çalışanlarının neleri yapıp neleri yapamayacağını belirle­me

6. Mutfak ekipmanı ile nelerin yapılıp nelerin yapılamayacağını belirleme

7. Hangi yemeklerin ziyafet servisine uygun olabileceğini belirleme

8. Yukarıdaki noktalara dikkat ederek menüyü hazırlama