TURİZM VE OTELCİLİK PORTALI

Kat hizmetleri departmanındaki işlevlerin yerine getirilmesi için gerek departman içinde gerekse departman dışındaki bazı birimlerle sürekli bilgi amacına uygun olarak yürütülmesi için kullanılan ilgili raporlar ve bilgi alışverişinde bulunan departmanlarla ilgili açıklamalara aşağıdaki bölümlerde yer verilmektedir.

Yönetim departmanı ile ilişkiler
Kat hizmetleri departman yöneticisinin genel yönetime karşı bazı sorunlukları vardır. Bu sorumlulukların yerine getirilmesi sırasında yukarıdan aşağıya ?emir verme?, aşağıdan yukarıya ? rapor verme? şeklinde oluşan bir bilgi akışı söz konusudur.

Büyük otel işletmelerinde kat hizmetleri bölümünün sunacağı bu raporlar personel birimine vermekte, personel bölümü aracılığı ile yönetime gönderilmektedir. Bazı otellerde bu veriler direkt olarak yönetime bildirilmektedir. Özellikle, orta ve küçük ölçekli otellerde personel bölümünün görevini müdür ve müdür yardımcıları yaptığı için, bu ilişki daha da belirgin bir hal almaktadır. Yönetime sunulan raporlar şöyle sıralanabilir:

-Bölüm görev çizelgeleri veya işe devam çizelgeleri,
-Yıllık ve sezonluk genel bakım otel bakımı ( boya, badana, halıların değişimi, mobilyaların bakımı v.b) ile ilgili ayrıntılı raporlar,
- İş gücü ve malzeme konularında ekonomik yönetimlerin önerildiği projeler,
- Bölüm bütçeleri.

Önbüro departmanı ile ilişkiler

Kat hizmetleri departmanının en fazla bilgi alışverişinde bulunduğu bölüm önbüro?dur. Çünkü, kat hizmetleri departmanı bu bağlamda, hizmetin satışa hazırlandığı yer; önbüro ise hazırlanan malın satışını yapan yer olarak önemli bir fonksiyonu yerine getirirler. Önbüro ile katlar arasındaki bilgi alışverişi manuel, yarı manuel ve bilgisayar sistemi olmak üzere üç şekilde yürütülür.

Önbüro ile kat hizmetleri departmanı arasındaki ilişkilerin düzenlenmesinde şu raporlar kullanılır:
1. Grup memorandumları,
2. Housekeeper raporları,
3. Check-out ,check-in listeleri,
4. V.İ.P. formları,
5. Oda değişim formları,
6. Kayıp eşya formları,
7. İlave yatak formları,
8. Arıza emirleri.

Yiyecek-İçecek Departmanı İle İlişkiler

Bu bölüm ile kat hizmetleri departmanı arasındaki ilişkiler oda servisinden boşların alınması ve gönderilen ?ziyafet emirlerine? göre salonların ve restoran keten takımlarının hazırlanması şekline göre gelişir. Bu iki bölüm arasındaki bilgi alış-verişi çok azdır.

Teknik Servis Departmanı İle İlişkiler

Kat hizmetleri departmanında ortaya çıkan çeşitli teknik arızaların giderilmesi ve tasarruf önlemleri gibi amaçlarla kat hizmetleri ve teknik bölüm arasında yoğun bir bilgi alış-verişi yaşanır. Bu amaçla, ?arıza formu? veya ?tamirat form?larından yararlanılır.

Muhasebe Departmanı ile İlişkiler

Muhasebe departmanı ve kat hizmetleri arasındaki koordinasyonun sağlanması için, ?personel devam çizelgeleri? ve ?oda mutakabat raporları? kullanılır.

Satınalma Departmanı İle İlişkiler

Kat hizmetleri departmanının yaptığı aylık envanterlerle veya acil durumlarda ortaya çıkan malzeme alımlarını gerçekleştirmek için bu iki bölüm arasında bilgi alış-verişine ihtiyaç vardır. ?sipariş formları? denilen basılı evrakların hazırlanması ve satınalma bölümüne verilmesi ile malzemenin istenen zaman, kalite ve standartlarda satın alma sağlanır.

Bazı otellerde merkezi satınalma politikasının benimsenmesi durumunda, bölümler siparişlerini satınalmaya değil, bunun bir alt bölümü olarak çalışan depoya yapmak zorundadır. Bu sistemde ise, kat hizmetleri yöneticisi ?ambar talep formları? ile depoya başvurur. Depo sorumlusu daha sonra sipariş fişi hazırlayarak malların satınalınmasını ve depoya teslimini sağlar. Burada satınalma ile ilgili tüm işlemlerin yürütülmesi depo sorumlusu aracılığı ile gerçekleştirilir.

Çamaşırhane İle İlişkiler

Otellerde müşteri, personel ve otel çamaşırının yıkanması, tekrar katlar bölümüne teslimi sırasında önemli bir departman içi bilgi alışverişi ortaya çıkar. Hazırlanan formlar ve bunlar üzerindeki bilgilerle, otel çamaşırlarının ve müşteri çamaşırlarının sayısal kontrolü yapılır. Bu formlar, müşteri çamaşırlarının yıkama fiyatları ve doğru odalara teslimi de hatasız olarak yapılır. Otel çamaşırlarının çamaşırhaneye tesliminde ?Oda Çamaşır Formu? kullanılır. Müşteri çamaşırlarının tesliminde ise ? Müşteri Çamaşır Formu?ndan yararlanılır.

Kat Ofisleri ile İlişkiler

Kat hizmetleri departmanının iç koordinasyonu olarak da adlandırılan bu tür bilgi alış verişinde, kat hizmetleri yönetimi ile kat ofisleri arasındaki bilgi akışı ifade edilmektedir. Bu süreçte, kat hizmetleri yöneticisi kat görevlilerine yapacakları odalarla ilgili bilgileri ve belli bir süre sonra kat görevlilerinden gelen ?maid raorları? ile onların yaptıkları oda sayısı, harcanan süre, arızalı, meşgul, okey, sleep out, ilave yataklı oda gibi benzeri bilgileri alır. Bu sayede; çalışanların belli bir sürede ne kadar iş yaptığı belirlenir.

KAYNAK: Hasan Olalı, Turizm İşletmeciliği ve Yönetimi, İstiklal matbaası, İzmir, 1973, s.507.