TURİZM VE OTELCİLİK PORTALI

DEPOLAMA
Ürünlerin üretildiği andan tüketilene kadar depolandığı genel pazarlama yaklaşımında bu işlem arzın talebe göre ayarlanmasını sağlar. Ancak bu kural hazırlanan ürünlerin tamamen stok edilmemesi nedeniyle yiyecek ve içecek için geçerli değildir. Sektörde hazırlanan özellikle yiyecekler servise hazır hale getirildikten sonra yalnızca kısa bir süre için depoda saklanabilir. Bu süre özel yöntemlerle kısmen uzatılsa da, diğer sektörlerlerde olduğu kadar uzun değildir.aşağıda öncelikle depolarla ilgili bilgi verildikten sonra yiyecek ve içeceklerin depolanmasına ilişkin özelliklere yer verilecektir.

DEPOLAR
Stokların doğru biçimde saklanması ve korunması için işletmede yeterli büyüklük ve nitelikte deponun bulunması gerekir. Deponun planlanması ve inşasında yapısı, dayanıklılığı, içerisindeki taşıma araçlarının rahat hareket edebileceği koridorların bulunması,yangına karşı önlem alınması,taşıma uzaklıklarının kısa tutulması ,basit ancak etkili bir kayıt sisteminin kurulması gibi konulara özen gösterilmelidir.
Depolar kullanılış amaçlarına göre ana ve günlük depolar olmak üzere ikiye ayrılabilir.Ana depolar büyük işletmelerde stokların uzun süre saklandığı,malzemelerin çıkarılıp günlük depolara aktarıldığı alanlardır.Günlük gereksinimlerin karşılanması için mutfak içerisinde yer alan koltuk depolardaki yiyeceklerin ise fiziksel ve kimyasal özellikleri dikkate alınarak,birbirine zarar vermeyecek biçimde ana yada günlük depolanması gerekir.
Saklanacak malzemelerin fiziksel ve kimyasal özelliklerine göre de depolar gruplandırılabilir.Bunların en önemlilerini:kuru depolar,taze sebze ve meye depoları,soğuk hava depoları,içecek depoları,sarf malzemesi,yakıt ve su depoları oluşturulur.
Depolar kadar depo içerisindeki yerleşim ve raflama da özen gösterilmesi gereken bir başka konuyu oluşturur.Aşağıdaki ideal bir raflama sistemi görülmektedir.Bu yaklaşımda rafların dört bir tarafını koridor çevreleyerek, rafların önünden ve arkasından yükleme,yerleştirme ve alım yapılabilmekte, olası bozulma ve kayıplar minimize edilmiş olmaktadır.
Yine işletmede depoların sağlık koşullarına,güvenlik durumuna ve girip çıkacak malzemelerin sirkülasyonuna elverişli olmasına dikkat edilmeli,depolama farklı malzemelerin özellikleri göz önüne alınarak yapılmalıdır.Güvenlik açısından yerleşim tek bir girişle bütün depolara ulaşılabilecek biçimde olmalı,depo çıkışında kontrol noktası bulunmalı,depo kapıları ve kilitleri sağlam olmalıdır.İçecek depoları içerisinde bulunan malzemelerin kıymetli olmasından dolayı özel bir koruma sistemi olarak kamera koyabilirler.Bu ilkeler doğrultusunda bir depo yerleşim planı aşağıda görüldüğü gibi düzenlenebilir.

TAM DONANIMLI BİR DEPO YERLEŞİMİ

1. Malzeme girişi
2. Güvenlik
3. Meyve-sebze deposu
4. Malzeme deposu
5. Derin dondurucu
6. Dondurulmuş yiyecek deposu
7. Tesellüm ofisi
8. Boş kasa odası
9. Kuru gıda deposu
10. Depo ofisi
11. Çıkış kontrol
12. Asansör
13. ekipman ve yedek parça deposu
14. İçecek deposu
15. Fıçı bira deposu
16. Kırtasiye deposu
17. Barlara çıkış
18. Mutfağa çıkış
19. Personel giriş

Yerleşim planı incelendiğinde güvenliğin hemen yanında bulunan giriş kısmından alınan malzemeler 3,4,5 ve 6 da yer alan sebze,meyve,malzeme,soğuk hava depolarına derhal konulabilir.Bu aşmada ortaya çıkan boş kasalar 8 nolu kısımda toplanır.Kayıtlar 7 nolu ofiste tutulurken,13 ve 14 nolu içecek depoları diğer tarafta planlanmıştır.Bunların yanında ise kırtasiye ve malzeme deposu bulunmaktadır.İçecek deposunun hemen yanından barlara transfer yapılan bir çıkış (16),çaprazında ise mutfak çıkış (17) vardır.kuşkusuz işletmenin sunduğu hizmetler,kuruluş yeri,ölçeği v.b.faktörler depoların yerleşimini ve sayısını etkiler.

YİYECEKLERİN DEPOLANMASI
Yiyeceklerin depoda bozulması sonuçta çöpe gitmelerine yol açar ve bu açığı kapatabilmek için yeniden sipariş verilir.Buda gereksiz yere maliyet artışına yol açar.Yiyecek depolamanın FIFO (İlk giren ilk çıkar)temel ilkesine göre yürütülmesi ile sıcaklık,nem,ışıklandırma,havalandırma,izolasyon ve yerleşim düzeni gibi koşulların sürekli izlenerek maliyetlerin kontrol altına alınması nispeten kolaylaşmaktadır.Genel olarak yiyeceklerin saklanması için yaygın olarak kullanılan iki yöntem vardır.

KURU DEPOLAMA
Yiyecek ve içecek işletmelerinin en önemli stoklama sahalarından olan kuru depolara kiler adı verilir.Basit gibi görülen kuru depolamada öncelikle ürünlerin zemine konulmamasına dikkat edilmelidir.Aksi halde bozulmalar kolaylaşıp deponun temizlenmesi güçleşecektir.Ayrıca yiyecek ve içeceklerin atık ve normal su borularının yakınına yerleştirilmemesi,deterjan,dezenfektan gibi temizlik malzemelerinin gıdalar ile aynı yerde bulundurulmaması ve ürün özelliklerine uygun rafların kullanılması gerekir.

SOĞUK DEPOLAMA

Kullanım amacına ve hizmet vereceği kuruluşa göre tasarlanır.Yiyecek ve içecek işletmelerinde depolanacak ürünlerin çok çeşitli olması ve giriş-çıkış işlemlerinin fazlalığı soğuk depolamayı zorunlu kılar.Soğuk hava depoları;ön soğutucular,soğuk depolama,dondurma tünelleri ve donmuş depolama bölümleri olarak tasarlanır.Soğuk hava depolarında nemlendiriciler bulunmaması halinde zemin ıslak tutulur.

YİYECEKLERİN SOĞUK DEPOLAMA KOŞULLARI

Çeşitli gıda ürünlere göre sıcaklık ve nem koşulları tablo 4.2 de verilmiştir.Ancak yiyeceklere ilişkin ayrıntılı saklama ek 3? de yer almaktadır.
Depolarda sürekli kullanılan bazı bakliyat çeşitleri ve meyveler (soğan,patates ,bulgur,şeker v.b) için saklama kapları üstten kapaklı ve alttan sürgülü olarak tasarlanmalıdır.Yeni alınan malzemeler üst kapak açılarak buradan konulurken alınacağı zaman alttaki çıkıştan yararlanılır.

İÇECEKLERİN DEPOLANMASI
Servise sunuluncaya kadar içeceklerin niteliklerine göre depolanması gerekliliği,yiyeceklere göre çok daha dayanıklı olduğu,hatta şarap gibi içeceklerin saklandıkça değerlendiği unutulmamalıdır.İçeceklerin saklanması için daha çok kiler ya da mahzenden yararlanılır.Mahzenin bulunmaması durumunda binaların gün ışığı almayan bodrum yada alt katların tercih edildiği içecek depolarında genellikle aşağıdaki bölümler bulunur.
1.Ana bölüm:Alkollü içkiler ve 13-16?C de saklanabilen fıçı şaraplar için uygundur.
2.10?C Soğutulmuş bölüm:Beyaz ve köpüklü şaraplar için uygundur.
3.6-8?C Soğutulmuş bölüm:Şişe biralar ve meşrubatlar için kullanılır.
4.Diğer bölüm:Boş şişe,kasa ve kutular için uygundur.Aşağıda içecek depolamaya ilişkin başlıca ilkeler sıralanmıştır:

SAKLAMA KOŞULLARI

İçecek stoklama işleminde,yüksek stokla çalışmanın(fiyatlar enflasyon oranının üzerinde artmıyorsa)özellikli içecekler hariç işletmeye büyük maddi yük getirdiği,uygun şekilde yerleştirilmemiş ürünlerin son kullanma tarihlerinin geçme tehlikesi bulunduğu ve zamanında yapılmayan alımların stoklamayı zorlaştırdığı unutulmamalıdır.Bunu önlemek için söz gelimi kırmızı şarap teslim alındığından itibaren en az 15 gün dinlendirilmesi nedeniyle tükenmeye yüz tuttuğunda derhal temin edilmelidir.İçeceklerin saklama prensipleri aşağıdaki gibidir:

Rotasyon:İlk giren ilk çıkar ilkesine dayanır(FIFO),böylece içecekler içilemez duruma gelmeden tüketilmiş olur(özellikli olanlar hariç:örnek yıllanmaya bırakılan şaraplar).

Sıcaklık:İçecekler sıcaklık daima sabit kalacak şekilde depolanmalıdır.
Birçok alkollü içki için bu sıcaklık 10 ile 16?C de tutulmalıdır.

Teslimat:İçecekler teslim alınırken kolilerin açık ve şişelerin kırık olmadığı kontrol edilmelidir.

Raflama:Şaraplar pek çok işletmede raflara yatay konumda dizilerek saklanırken,biralarda kasasıyla hafif eğimli bir biçimde konulur.Bu kontrol için yapılan sayımı hızlandırır.

Bar Deposu

Satış hacmine göre yapılan stoklama için haftanın 3. ve 7. günlerinin satışları göz önüne alınabilir.Uygun miktarlarda yapılacak alımlar stok kontrolünü kolaylaştırırken,gün içerisinde depolarda ortaya çıkacak sıcaklık değişimlerinden de malzemelerin korunması sağlanır.
Barmenler barda gereksinim duydukları malzemeye el uzaklığında bulunmalı,içecekler popülaritelerine göre sıralanmalıdır.Söz gelimi popüler içecekler barmenin arkasına yerleştirilebilir.Biralar için en kullanışlı yöntem ise barın altına konulan kafesli sandıklardır.Ayrıca stoklama yapılırken gereğinden fazla ürünün bu alana yığılmamasına özen gösterilmelidir.

Depolama

İçecekler için bar ve kiler stoklarını eşitleme ilkesi benimsenmeli ve en küçük stok dahi personel tarafından en iyi biçimde değerlendirilerek,ne zaman,ne şekilde ve nasıl kullanılacağı planlanmalıdır.bu amaçla işaretlenmiş şişelerin kilerci tarafından kontrolü benimsenebilir.

Depodan Dağıtım

Depolanmayla yakından ilgili bir diğer konuda yiyecek ve içeceklerin depodan çıkışının titiz biçimde yapılmasıdır.Malzemenin işletmeye eksiksiz ve sağlam girmesi kadar,departmanlara istenen miktarda dağıtımı da önem taşır.Bu nedenle malzeme talep edecek bölümlerin isteklerini talep fişi doldurarak depo sorumlusuna vermeleri gerekir.Bu aşamada depodan departmanlara dağıtım şu şekillerde yapılabilir:
1.Talep edilen malzemeler önceden hazırlanarak,yazılı talep beklenmeden verilebilir.
2.Çıkışlar günün belirli saatlerinde yapılabilir.
depoda unutulmuş ve bozulmak üzere olan malzemelerin mutfak şefine bildirilerek derhal kullanılması sağlanabilir.

Depodan dağıtımdaki kontrolün amacı çıkan her malzemenin kaydedilmesini,ağırlık ve fiyat olarak tanımlanmasını sağlamaktır.Olası kayıpları önlemek için,bunların işletme içinde her noktada kontrolü gerekir.Uygun talep sistemi, kullanım miktarının saptanmasını ve stoklarla tüketim arasında denge kurulmasını sağlar.Departmanlar tarafından yapılacak isteklerde talep fişi kullanılmalıdır.
Genellikle çoğu personel ikinci bir talepten kaçınmak için gereğinden fazla istekte bulunmaya eğilimli olduğundan talepler aşçıbaşı ve şef barmen tarafından gözden geçirilerek onaylanmalıdır.Böylece sorumlu önce talebe izin verilip verilmediğini kontrol edecek,sonra miktarına bakacaktır.
Ayrıca depo memuru malzemeleri sipariş fişindeki kadar teslim etmeli ve tutanağı tutup malzemeyi alan kişiye imzalatmalıdır.Ancak bazı işletmelerde bu aşamada memur depoda az miktarda bulunan malzemeyi,departmanlara verirken kayıtlarda fazla çıkmış gibi göstererek açığını kapama yolunu seçebilir.Bu olası durum mutfak personelinin malzemeyi sayarak teslim alması ve stokların periyodik envanterinin alınmasıyla önlenebilir.Bu aşamada karşılaşılan bir diğer sorun ise,malzemenin çıkış fiyatının saptanmasıdır.İşletme hangi stok kontrol yöntemini kullanıyorsa bu yöntemin gerektirdiği biçimde fiyat hesaplanmalıdır.

STOK YÖNETİMİ

Stok dönüşümü işletme deposuna giren yiyecek ve içeceklerin depoda kaldıkları süreyi ifade eder.Aylık stok dönüşüm oranı 5 olan bir ürünün 6 (30 gün /5-dönüşüm oranı-)günde bir stoğunun yenilendiği,yani yenisinin alındığı anlaşılmalıdır.Dönüşüm oranı teslimatın sıklığına,satış miktarına,depoda kullanılabilecek boş alana ve stoğa bağlanabilecek paraya bağlıdır.Diğer taraftan stoktaki yiyecek ve içeceğin toplam değeri kayıplarla birlikte muhasebe tarafından gösterilir ve hesaplanan,depodaki malzemelerin değeri o anki liste fiyatıyla karşılaştırılır:Aşağıda bir örnek üzerinde stok dönüşüm oranının hesaplanması görülmektedir.Öncelikle söz konusu yiyecek yada içeceğin başlangıçtaki stok değerine dönem içi alımlar eklenir.Bulunan rakamdan stoğun kapanış değeri düşürülür.Bulunan değer dönem içi kullanımı ifade eder.

Stoğun Başlangıç Değeri
+Dönem İçi Alımlar
-Stok Kapanış Değeri
————————————
Dönem İçi Kullanım Miktarı

Yapılan bu hesaplamadan sonra stok dönüşüm oranı hesaplanır.Stok dönüşüm oranı,o aya ilişkin söz konusu yiyecek yada içeceğin toplam maliyetinin,dönem içi kullanım miktarına bölünmesiyle bulunur.bu hesaplamayla aynı zamanda satın alma ve depo personeli kontrol edilmiş olacaktır.

Bunun için sözgelimi; 28 günlük bir satış döneminde tüketilen yiyeceğin toplam maliyeti 3000DOLAR, sözkonusu malzemeye ilişkin açılış değeri 1800DOLAR dönem içi alımlar 200DOLAR, dönemsonu değeri de 1250DOLAR ise, buradaki stok dönüşüm oranı şöyle bulunur:

Stok dönüşüm Oranı= 3000 / (1800+200-1250)=4

Bu 28 günlük ticari dönemin toplam stok değerinin dört kez değiştiği,yani haftada bir stokların kullanıldığını gösterir.

Eğer içecekler için dönüşüm oranı istenilen aralıkta değilse, her içecek grubu için ayrı ayrı dönüşüm oranı hesaplanıp kullanılabilir.

Kaynakça
1.Bahattin Rızaoğlu (1990).?Genel Pazarlara Yönelik Ticari Yiyecek ve İçecek Tesislerinde Bir Yönetim Aracı Olarak Menü Planlama ve Geliştirme,?(Yayımlanmamış Doktora Tezi ), Erciyes Üniversitesi,Kayseri.
2.David A.Fearn (1985).Food and Beverange Managemet, London:
Butterworth-Heinemann.
3.İlhan Bölükoğlu (1988).?Kitleye Yönelik Yiyecek-İçecek Hizmet İşletmelerinde Optimizasyon,?(Yayımlanmamış Doktora Tezi),Dokuz Eylül Üniversitesi, İzmir.
4.Jack D. Ninemeier (1988).Foodand Beverage Controls,(4th Ed.),Educational Institute, American Hotel and Motel Association, Orlando.
5.Mahmmod A.Khaan (1991).Concepts of Food Service Operations and Management, (2nd Ed), New York; Van Nostrand Reinhold.
6.Peter Odgers (1985). Purchasing Costing and Control for Hotel and Catering Operations, Sussex: Gale Oldger Publication Ltd.
7.Vural Yiğit – Tayfun Duran (1997). Toplu Beslenme Teknolojisi 1, İstanbul: Ekin Yayıncılık ve Pazarlama.

Ders Ögretmeni:Sevgi GÖKTEPE

SEREF KAPAN       ERZURUM MYO