TURİZM VE OTELCİLİK PORTALI

 

Ön Büroda Kullanılan Donanımlar

Bilgisayar ve Donanımları:Bilgisayar, rezervasyon, ön kasa ve kayıt işlemlerinin yapıldığı terminaldir. Ön büro sistemleri arasında en gelişmiş olanı bilgisayar sistemidir. Mekanik sistemde vakit alan birçok işlem bilgisayarda çok kısa bir sürede sonuçlandırır.Bilgisayar yazıcısı (printer) ise bilgisayarda kayıtlı olan bilgilerin ve raporların yazılı Olarak alınmasını sağlayan cihazdır.

Günümüzde bilgisayar, ön kasa makinelerinin yerini almaya başlamıştır. Oda ve telefon ücretleri gibi harcamalar bilgisayar tarafından otomatik olarak hesaplara İşlenmektedir.

Anahtar Kartı Makinesi

Günümüzde konaklama işletmeleri konuk odalarına giriş için anahtar yerine anahtar kartı kullanmaktadırlar. Bilgisayara bağlı olarak kullanılan anahtar kartı makinesi içine yeni bir manyetik okuyuculu kart yerleştirilir.Bilgisayara konuğun oda numarası ve konaklama süresi girildikten sonra enter tuşuna basılarak bilgiler karta yüklenir. Böylece konuk işletmede kaldığı süre boyunca kişiye ozel olarak hazırlanan bu kartla odasına girebilir. Konaklama suresinin bittiği gün, gece 24.00 den sonra kart kullanılamaz.

Anahtarlık

Ön büro deskinin arkasında yer alır. Bu raf adından da anlaşılabileceği gibi oda anahtarlarını koymak için yapılmış küçük gözlerden meydana gelmiştir. Ayrıca, bu gözler çoğu konaklama işletmesinde konuklara bırakılan mektup ve mesajlar için de kullanılır. Her gözün üzerinde ilgili odanın numarası bulunur.

Folio Havuzu (pit)

Misafirlerin hesaplarının tutulduğu kartlara folyo denir. Folyoların düzenli bir şekilde saklanması ve her istenildiğinde kolayca bulunması gerekir. Folyo racklerinde her oda için bir bölüm ayrılmıştır. Bu bölümlere folyo ile birlikte adisyonlar, diğer, harcama fişleri ve konaklama belgeleri saklanır. Ön kasa makinesinin yakınında bir yere konulmaktadır.

Name Rack (İnformation Rack)

Misafirlerin soyadlarına göre düzenlenen slipler bu racklere alfabetik sırayla takılır.Misafirlerin hangi odada kaldığı kolayca öğrenilebilir. Bazı otellerde isim racki, plakaların yan yana getirilip bir düzlem üzerine monte edilmesi ile oluşturulur.

Poss Makinesi (Provision Machine)

Otele ait hizmet satışlarında, konukların hesap ödemelerinde kredi kartı kullanmaları için ön kasa bölümüne monte edilen elektronik bir aygıttır. Kredi kartının üzerindeki manyetik bant, provizyon makinesinden geçirilerek, karttaki bilgiler kredi kartları merkezindeki bilgisayara aktarılır. Bilgisayar kartın geçerli olup olmadığını, miktarın limitini aşıp aşmadığını kontrol edip provizyon makinesine bilgi aktarır. Böylece konuğun yaptığı harcama kredi kartından tahsil edilmiş olur.

Emanet Kasa (Safe Box)

Konukların değerli eşya ve paralarını koymaları için konaklama işletmesi yönetimince ücretli veya ücretsiz olarak sunulan bir hizmettir. Genellikle ön büronun arkasında ve konukların kolayca girip çıkabilecekleri bir yere konur. Çift anahtarlı sistemlerdir.

Not: Günümüzde konukların odalarda kendi kullanabileceği kasalar daha fazladır.Anahtarların bir tanesi pas anahtarıdır ve ön kasa görevlisinde durur. Diğer anahtarların her biri ayrı bir kasayı açar. Kasiyerdeki ve konuktaki anahtarlar bir araya gelmeden kasa açılmaz. Konuğa emanet kasa verilmeden önce sözleşme imzalanır. Her kasa açma talebinde ise sözleşmenin ilgili bölümü konuk ve kasiyer tarafından imzalanır. Konuğa emanet kasası verilmesi, işletmeyi hırsızlık, para ve kıymetli eşya çalınmasına karşı büyük sorumluluktan kurtarır.

Kesintisiz Güç Kaynağı

Bilgisayarlara sürekli enerji sağlamak üzere tasarlanmış cihazlardır. Normal çalışmaları sarasında şebeke enerjisini doğrudan ve hiçbir gerilim-frekans düzeltmesi yapmadan bilgisayara uygular. Şebeke kesintisi (elektrik kesilmesi) durumda cihaz aküsünden aldığı doğru gerilim şeklindeki elektrik enerjisini kare dalga şeklindeki alternatif gerilime dönüştürür ve bilgisayara uygular. Böylece elektriğin kesildiği zamanlarda ön bürodaki bilgisayarlar personel tarafından kullanılabilir.

Zil

Resepsiyon deksi üzerinde, resepsiyon gorevlilerinin rahatça görebileceği bir yerde bulunan ve bellboyları çağırmada kullanılan mantar şeklindeki araçtır.

Telefon Konsülü

Konaklama işletmelerinde, işletme içi ve dışı iletişimi sağlayan, tüm telefon şebekesini oluşturan cihazdır.

 

Faks Makinesi

Faks cihazı otellerde mesaj almak ve göndermek için kullanılır. Genellikle rezervasyonlar bu kanalla gelir ve rezervasyonların teyidi de aynı yoldan yapılır. Ön büroda, arka ofiste uygun bir yere konulan faks cihazlarıyla her türlü yazılı iletişim sağlanabilir.

Bagaj Arabası

Bellboylar tarafından konuk bagajlarının taşınmasında kullanılan iki ya da dört tekerli farklı boylardaki araçlardır.

Telsiz ve Donanımı

Elektromanyetik dalgalar yardımıyla sesin bir noktadan diğer noktaya gönderilmesinde kullanılan kablosuz haberleşme aracına ?telsiz? denir. Haberleşme, verici konumundaki (gönderme yapan) cihazdan çıkarak anten vasıtasıyla boşluğa yayılan elektromanyetik dalgaların, anten yoluyla, alıcı cihaza (dinleme) ulaşması şeklinde olur. Telsiz, telsizin kendisi, besleme ünitesi (doldurulabilir Ni-Cd piller) anten (bükülebilir lastik kaplı helis anten ) ve cihazın üzerinde bulunan mikrofondan oluşur.

Telsiz, konaklama işletmelerinde ön büro personelin diğer departmanlarda görevli personelle kısa yoldan haberleşmesini sağlamak amacıyla kullanılır. Özellikle housekeeper ya da teknik servis elemanları gibi sürekli yer değiştiren personele kısa sürede ulaşılmasını sağlar.

Döviz Panosu

Çeşitli ülkelere ait döviz kurlarının, o ülkenin parasal değer karşılığını gösteren,rakamları günlük olarak ayarlanabir panodur. Genel olarak ön büro deski arkasındaki duvara,konukların rahatça görebileceği bir yere asılır.

Oda Ücret Panosu

Otelde bulunan çeşitli odaların (single room, double room, suite gibi) bir gecelik ücretini döviz ve ülke parası cinsinden gösteren rakamları değişebilen panodur. Resepsiyon deski arkasındaki duvara, konukların rahatça görebileceği bir yere asılır.

Fotokopi Makinesi

Çoğaltılması gereken evrakların fotokopilerinin çekilmesinde kullanılan araçtır. Genel olarak back ofiste bir noktaya yerleştirilir.

Ülke Saatleri

Farklı ülkelerin başkent ya da büyük şehirlerindeki yerel zamanı gösteren ve resepsiyon deski arkasındaki duvara asılan saatlerdir.

Tarih ve Zaman Kaşesi (Time- Stamp)

Resepsiyonda kullanılan folyo, konaklama belgesi gibi belgelerin üzerine tarih ve saatin basıldığı araçtır. Ayrıca misafir için alınan mesajların ve mektupların üzerine de bu damga basılı

 

Ön Büroda Kullanılan Formlar

Konaklama Belgesi (Registration Form)

Konuk işletmeye geldiğinde giriş (check-in) işlemi için mutlaka doldurulması gereken bir belgedir. Kanuni bir zorunluluktur. Konuk ile işletme arasında bir sözleşme olarak hukuki bir belgedir. Buna göre işletme konuğa kredi açmış olur. Kaldığı süre içinde yapacağı harcama kadar kredi sağlanmış demektir.

Form üzerinde konuğun;

• Kimlik bilgileri,
• Adresi,
• Beraberindekilerin yakınlığı ve sayısı,
• Ödemeyi ne şekilde yapacağı,
• Son ayrıldığı yer,
• Geliş şekli ile ilgili simgeler,
• Gideceği yer,
• Fiyat,
• Kıymetli eşyalar konusundaki uyarılar,
• Hesap ödeme ile ilgili yükümlülük durumu gösteren imza bulunur

Eş ve çocukları ile beraber olan konuk bir adet form doldurur. Ayrıca; Aynı odada iki farklı kişi kalıyorsa iki ayrı form doldurulur. Aynı aile birden fazla odada kalıyorsa her oda için ayrı bir form doldurulur. Formun tamamı konuk tarafından doldurulur. Ancak gruplarda işlemlerin daha hızlı yapılması için formlar resepsiyon görevlileri tarafından doldurulup ( konuklara ait bilgiler

önceden bildirilmişse) konuğa imzalatılır. Konuğun kimlik belgesi alınıp görevli tarafından doldurulur. Geri kalan kısmı konuk tarafından doldurulabilir (Bu daha güvenli bir yoldur).

Formda en önemli noktalardan bazıları ayrılış tarihi ve imzadır.

Seyir Defteri (Log Book)

Ön büro personeli tarafından tutulan, günlük iş ve işlemlerin düzenli olarak takip edildiği defterdir. Defterde o gün yapılan oda değişimi (room change), konuk odalarında meydana gelen arızalar, bir sonraki vardiyada (shift) çalışacak olan personele bırakılacak notlar gibi bilgiler yer alır.

Vip Formu (Vip Courtesy Order)

?VIP?, ?Çok Önemli Kişi? anlamına gelmektedir. İngilizce ?Very İmportant Person? kelimelerin baş harflerinin bir araya getirilmesiyle oluşmuştur. Bu form, dağıtım yapılacak bölüm sayısı kadar hazırlanır. Misafire yapılacak ikramların türü, form üzerinde belirtilir. Ön büro yöneticisinin onayı alındıktan sonra ilgili bölümlere gereğinin yapılması için gönderilir.

Genel olarak altı nüsha düzenlenir ve aşağıdaki bölümlere gönderilir.

• Yiyecek-içecek,
• Housekeeper,
• Ön büro – santral
• Güvenlik
• Yönetim (muhasebe vb)

Arıza Bildirim Formu (Maintenance Work Order)

Konuk odalarındaki arızaların ilgili departmana (teknik servis) bildirilmesi için kullanılan formdur. 2 nüsha olarak doldurulur.

1. nüsha teknik servis müdürlüğüne gönderilir.

2. nüsha ön büroda kalır.

Mesaj Formu (Message Form)

Misafirlere bırakılan mesajları kayıt etmek için kullanılır. Genellikle katlandığında

zarf şeklini alır. Değişik şekillerde düzenlenebilir.

Emanet Kasa Formu (Safe Box)

Misafirlerin değerli eşyalarını sakladıkları kasaları verirken ve açarken kullanılan

formlardır.

Aşağıda imzası bulunan konaklama işletmesi konuğu, kendi isteği ile ücretsiz olarak

emrine verilen iş bu ozel çelik kasaya koyduğu kıymetli eşyayı otel idaresinin emanetine

verilmiş sayılmayacağını, bu eşyanın herhangi bir sebepten hasara veya kayba uğramasının

otel idaresinin veya memurlarının kusuru sayılmayacağını, konaklama işletmesi idaresinin

Borçlar Kanunu gereğince sorumluluğunu kabul eder.Otel misafiri, ayrıca iş bu çelik kasayı otelden ayrılırken boşaltmazsa, bütün masraflar konuğa ait olmak üzere, konaklama işletmesi kasayı noter ve bir şahit huzurunda açtırıp içindekileri mühürleterek otelde muhafaza eder veya ilgili makamlara devir ve teslim eder.

Polis Defteri

İşletmeye gelen her konuk için tutulması zorunlu defterdir. İşletmenin bağlı olduğu

bölge karakolunda onaylanır.. Polis defterindeki kayıtları eksiksiz doldurmak gerekir.

Gerektiği zaman emniyet görevlileri tarafından kontrol edilir. Polis defteri geçerli kimlik

belgeleri ile doldurulmalıdır. Bunlar, nüfus cüzdan, ehliyet, pasaport, evlilik cüzdanıdır.

Teftiş Defteri

Kültür ve Turizm Bakanlığı müfettişlerinin konaklama işletmesini denetlemeleri sonrasında hazırladıkları raporu kaydettikleri defterdir.

Şikayet ve Memnuniyet Defteri

Konukların el yazıları ile şikayet ve memnuniyetlerini yazdıkları, noter tastikli,şikayetlerin yasal platforma taşınması durumunda resmi belge niteliği taşıyan, resepsiyonda gün boyunca ulaşılabilir bir yerde muhafaza edilen ve tutulması zorunlu olan defterdir.

Departmanların Anahtar Kayıt Defteri

İşletmelerin, kendi güvenlikleri açısından departmanlara ait anahtarların, teslim edilmesi ve alınması sırasında teslim alan ve teslim eden personelin adı, soyadı ve imzasının tarih ve saat belirtilerek kaydedildiği defterdir.

Bebek Bakıcısı İsteme Formu ( Baby Sitting)

Konukların, çocuklarının bakımını istemeleri durumunda, konuğun kimlik bilgileri,oda numarası, çocuğun bakılacağı saatler, çocuk sayısı, varsa çocuklara ait özel bilgiler,ücret vb. konuların belirtildiği, konuk tarafından doldurulup imzalanan işletme antetli formdur.

KAYNAK:

T.C.Millî Eğitim Bakanlığı Megep Konaklama Ve Seyahat Hizmetleri Ön Büro Organizasyonu Ankara 2007