TURİZM VE OTELCİLİK PORTALI

(1)-Kayıt kartı (Registration Card):

(a) Bir konuğun otele kabulü sırasında doldurulan bir karttır. Düzenlenmesi otelten oteledeğişir. Ancak, düzenlenmesi nasıl yapılırsa yapılsın içerik bakımından değişmeyen bilgileri içermelidir. Kayıt kartının (Registration Card) içerdiği bilgilerin bir kısmı konuk tarafından bir kısmı da resepsiyon memuru tarafından doldurulur.

(b) Konuk tarafından doldurulan ve doldurulması zorunlu olan bölümde konuğun:

(I) Soyadı

(II) Adı

(III) Sürekli oturduğu adres,

(IV) Doğum yeri ve tarihi,

(V) Mesleği,

(VI) Otelegelmek üzere son ayrıldığı yer,

(VII) Beraberinde seyahat eden eşi ve çocukları (konuğun beraberinde 12 yaşın altındaki çocuklar ve eş haricinde herkes aynı kayıt kartını kimlik bildirme yasası uyarınca doldurmak zorundadır).

(VIII) İmzası bulunur. Kanunen zorunlu olmayıp oteller yönetiminin istediği bazı bilgiler de bu kartta yer alabilir. Örneklemek gerekirse, konuğun araç plakası gibi bilgiler olabilir.

(c) Kanunen zorunlu olup resepsiyon görevlisi tarafından doldurulması gereken bölümler;

(I) Kimlik türü,

(II) Verildiği yer,

(III) Verildiği tarih,

(IV) Geçerlilik süresi,

(ç) Konaklamaya iliştin bilgilerin yer aldığı bölümde ise;

(I) Oda numarası,

(II) Odaya ödenecek günlük ücret;

(III) Otelten ayrılacağı tarih,

(IV) Kişi sayısı,

(d) Kaç ünitede konakladığı (birçok tesislere suit diye adlandırılan en az bir yatak ve oturma odasından oluşan birimler, bir ünite olarak kabul edildiği gibi, bir oda da başlı başına bir ünitedir. Ünite kaç odadan oluşursa oluşsun ancak bir anahtar ile açılıp ve ancak bir şahsa veya aileye verilebilen odalar veya odalara denir).

(e) Kaydı yapan personelin parafı,

(f) Rezervasyonlu veya rezervasyonsuz geldiği,

(g) Rezervasyonlu geldi ise, acente aracılığı ile mi, yoksa grupla mı geldiği,

(ğ) İndirim veya özel fiyat söz konusu ise buna ilişkin not,

(h) Ayrıca konuğun adı, soyadı büyük harflerle ilgili yere resepsiyon görevlisi tarafından tekrar yazılır.

(2) Konuk harcamaları kartı (Folio):

Konuğun otele kabulü sırasında kullanılan formların bir diğeri de konuk harcamaları kartı (folio) denilen misafir kartıdır. Otele kayıt işleminin son aşaması konuk harcama kartının (folio) açılmasıyla tamamlanır. Bu karta konuğun yaptığı harcamalar işlenir. Küçük tesislerde kart elle işlenebildiği gibi büyük tesislerde yarı otomatik olarak ön kasa makineleriyle işlenmektedir. Bu konuk harcama kartı (folio) en az iki nüsha olarak hazırlanır. Bir kopya (üst sayfa) konağa verilir. Konağa verilen bu nüsha tasdiklidir ve fatura yerine geçer. İkinci nüsha otel dosyasında muhafaza edilir.