TURİZM VE OTELCİLİK PORTALI

 Rezervasyon Alma Çeşitleri

Rezervasyon: Konukların, yiyecek ve içecek işletmelerinde hizmeti almak için,hizmet alımı öncesinde işletmeye ulaşarak yaptıkları yer ayırtma işlemidir.

 Rezervasyon Alma Çeşitleri

 

Şahsen Rezervasyon

Yer ayırtacak konuğun kendisi işletmeye gelir ve yetkiliyle görüşür. Görüşme detayları ve istekler yazılı olarak not edilir. Rezervasyon anlaşması tamamlanır. Şahsen rezervasyonu işletmeye yakın mekanda ikamet edenler, titiz konuklar, güvensiz konuklar ve genellikle yaşlı insanlar tercih ederler.

Telefonla ve Faks İle Rezervasyon

Telefon ile rezervasyon yönteminde; yer ayırtacak konuk telefonla işletme yetkilisini arar. İsteklerini telefonda bilidirir. Karşılıklı notlar alınır. Faks ile rezervasyon yönteminde; Konuk, isteklerini temiz bir kağıt (antetli olabilir) üzerine çıkartır. İşletmenin faks numarasını çevirerek gönderir. Rezervasyondan sorumlu işletme yetkilisi gelen faksı inceleyerek rezervasyon defterine, formuna veya dosyasına rezervasyon kaydını yapar.

Sonucu olumlu veya olumsuz olarak konuğa faks ile bildirir. Karşılıklı teyitler yapılır.

On Line-İnternet İle Rezervasyon:

Yiyecek ve içecek işletmeleri internette bir sayfa hazırlayarak işletmeyi tanıtırlar. Bu internet sayfasında işletmenin hizmet kapasitesi, rezervasyon şartları ve şekilleri anlatılır.Konuk bürosunda veya evinde işletmenin sayfasına girerek ihtiyaçlarına cevap verecek yeri

ve sayıyı işaretleyerek kendisinden istenen diğer bilgilerin girişini yapar. Rezervasyonun onayı otomatik olarak (hatasız kayıt yapılması durumunda) yapılır. On line rezervasyon şekli, genellikle seyahat işletmelerinde uygulanan bir yöntemdir. Örnek; THY, bazı Otobüs

İşletmeleri vb

Rezervasyon Almada Uyulması Gereken Standartlar

Restoranlarda konukla ilk ilişki rezervasyonla başlar. İyi bir izlenim için rezervasyon kurallarına dikkat etmek, tutum ve davranışlarımızı, konuşma şeklimizi ve ses tonumuzu titizlikle ayarlamamız çok önemlidir.

Hataları ortadan kaldırmak ve yanlışlara düşmemek, rezervasyonu eksiksiz alabilmek için uymamız gereken kurallar vardır.

Rezervasyon alınırken:

·     Konuk mutlaka selamlanmalıdır. (???. Restoranı iyi akşamlar efendim, vb)

·     Yumuşak (konuğun ses tonundan bir ton düşük) bir ses tonu ile konuşulmalıdır.

·     Konukla açık ve anlaşılır kelimeler seçilerek konuşulmalıdır.

·     İşletme tanıtılmalıdır.

·     Konuşulanlar not edilmelidir.

·     Karşılaştırılan hususlar konuğa tekrarlanmalıdır.

·     Konuşma sonunda memnuniyet bildirilip teşekkür edilmelidir.

Rezervasyon alınırken uyulacak kuralların dışında hangi bilgilerin edinileceği de çok önemlidir.

Rezervasyon konuşması sırasında:

·     Rezervasyon yaptıranın ve adına rezervasyon yaptırılanın adı, adresi, telefonu.

·     Rezervasyon yaptıran konuğun nereden aradığı.

·     Hangi restoranda (işletme içerisinde birkaç restoran var ise) rezervasyon yaptırmak istediği.

·     Rezervasyon tarihi ve saati.

·     Varsa özel istekler, özel yemekler ve içecekler, pasta, çiçek?

·     Rezervasyonun opsiyon (saat kaça kadar geçerli olduğu) süresi.

·     Rezervasyonun kaç kişi için yaptırıldığı,

·     Fiks mönü istendiğinde nelerin hangi miktarlarda fiyata dahil olduğu,

·     Ekstra istekler olduğunda nasıl hareket edileceği

Mutlaka ayrıntılı bir şekilde öğrenilmeli ve not edilmelidir. Konuğa geri bildirimi yapılmalıdır.

Rezervasyon Formu ve Defterini Düzenlemek

Restoran işletmelerinde iki şekilde rezervasyon alanır. 

Manuel

Az sayıda konuk kabul edebilen yiyecek-içecek işletmelerinde rezervasyondan sorumlu personelin rezervasyon formu veya defterini herhangi bir teknoloji kullanmadan el yöntemi ile doldurması yöntemidir. Formu alan personel formu kendi adını yazarak imzalar.

Elektronik

Konuk sayısı fazla olan yiyecek içecek işletmelerinde bilgisayar ortamında paket program kullanarak rezervasyon formu veya defterini düzenleme yöntemidir. Rezervasyonu alan kişinin adına düzenlenmiş numara veya kod vardır. Elektronik sayfa o kod veya numara

ile açılır. Form imzalanır. Tüm sorumluluk rezervasyonu alan kişiye ait olur.

Rezervasyon Listesi Düzenlemek

Restoranlar, rezervasyon yaptıran konukları bir liste halinde rezervasyon formuna ve ya defterine kaydederler. Bu kayıtlar günlük olarak o gün gelecek olan müşteri listesi haline getirilir. Listeler basılı evrak olabileceği gibi tüm bilgilerin yazıldığı normal sayfalarda olabilir. Ayrıca rezervasyon listeleri saate göre ve isme göre olmak üzere iki şekilde hazırlanabilir. Saate göre hazırlanması restoranda yapılacak hazırlıkların planlanması ve yerlerin ayrılabilmesi için kolaylıklar sağlayan bir yöntemdir.

Bu liste hazırlanırken:

·     O gün gelecek olan konukların isimleri

·     Konukların kaç kişi olacağı

·     Varsa özel istekleri

·     Konuklar için hangi masaların ayrıldığı ve masa numaraları,

·     Saat kaçta gelecekleri, ayrıntılı olarak listeye kaydedilir.

Maitre d?hotel veya bölüm sorumlusu rezervasyon listesini incelendikten sonra restoranda gerekli hazırlık çalışmalarını yapar.

(Fiks mönü: Mönü fiyatına içecek cins ve miktarının da dahil edildiği bir çeşit genişletilmiş tabldot menüsüdür.)

 

İlgili Departmanların Bilgilendirilmesi

Yiyecek içecek işletmeleri her türlü hizmet alanı ve personeliyle bir bütünlük gösterir.Bir departmandaki aksaklık veya yanlış bilgi hizmetin bütününü etkiler. Alınan rezervasyonların ve yapılacak tüm hazırlıkların bir uyum içerisinde yapılması gerekir.

Mutfakta eksiksiz hazırlanmış bir yiyecek, ancak nezaketli ve kuralla uygun servis edildiğinde anlam kazanır.

Rezervasyon listesini incleyen ve gerekli hazırlığı yaptıran yöneticinin diğer birimleri de bilgilendirmesi gerekir. Rezervasyon listesinin bir kopyası veya gerekli notların hazırlandığı bir bilgi kağıdı aşağıdaki birim şeflerine iletilir.

Bu birimler:

·     Mutfak

·     Barlar

·     Kabül ve karkşılama birimleri, Konsiyerj. (otellerde önbüro) İlgili departmanlara bilgilendirmenin faydaları:

·     Gelen konuğu karşılama ve kabülde yaşanacak hazırsızlıkları ve hataları önler.

·     Restoranda yapılacak ön hazırlıkların zamanında yapılmasına fırsat vererek karışıklıkları önler.

·     Personelin işini kolaylaştırır.

·     Mutafak bölümünün yapacağı hazırlıkları zamanında yapmasına imkan vererek, siparişlerin gecikmesini önler.

 Rezervasyon Masa Kartlarının Düzenlenmesi

Rezervasyon Masa Kartları: Restoranlarda rezervasyonlar alındıktan sonra masalar rezervasyonlu konuklar için ayrılır. Hangi masanın hangi konuklar için ayrıldığını ve masanın rezervasyonlu olduğunu görsteren, konuklar gelmezden önce masalara konan kartlardır. Masa kartlarında ?rezerve?, ?rezervasyon? gibi ifadeler yer almaktadır.(Konsiyerj: Üniformalı personel demektir. Müşterileri ilk karşılayan

elemanların bağlı bulunduğu birimdir.)

??????..Restoran

Rezervasyon Formu

Rezervasyon Yaptıranın

Adı ve Soyadı

Adresi Telefonu

Konuğun

Adı ve Soyadı

Adresi Telefonu

Rezervasyon Tarihi Rezervasyon Saati Kişi Sayısı

Menü

İstekleri:????????????????????????????????????..

????????????????????????????????????..

????????????????????????????????????..

Diğer

İstekler:????????????????????????????????????..

????????????????????????????????????..

????????????????????????????????????..

Rezervasyon Alan Alış Tarihi Saati

??????. ?./?/?.. ?…

 

REZERVASYON

UYGULAMA FAALİYETİ

Öneriler

·     Rezervasyon görüşmesi sırasında nazik ve anlaşılır bir dille konuşunuz.

·     Yanlış anlaşılmalara meydan vermemek için mutlaka konuşulanları tekrar ediniz

·     Görüşme sonuçlarını not ediniz.

·     Görüşmeye başlarken ve biterken konuğu selamlamayı unutmayınız. Formu ve defteri düzenleyiniz.

·     Rezervasyon ayrıntılarını deftere eksiksiz kaydediniz.

·     Kayıtları kolay okunabilecek ve herkesin anlayabileceği şekilde yazınız.

·     Kendi ismini ve imzanı mutlakayazınız.. Rezervasyon listesi düzenleyiniz.

·     Konukların gelecekleri saatleri listeye kaydediniz.

·     Planlı ve düzenli çalışınız.

·     Rezervasyon ayrıntılarını saate göre düzenlediğin listeye ayrıntılarıyla kaydettiğinden emin olunuz.

Rezervasyonları ilgili departmanlara iletiniz.

·     Tüm departmanlara iletildiğinden emin olunuz.

·     Departmanların, gönderilen listeleri aldığını kontrol ediniz.

Rezervasyon kartlarını masalara dağıtınız.

·     Listeye göre masalara masa kartlarını hazırlayınız.

·     Gelecek konukların masalarına konan kartlardaki yazıları kontrol ediniz.

·     Konuk sayısına göre masa ayrıldığını listeden kontrol ediniz.

Saat kaçta gelecekler?

Kayıtlarda hata yapmayınız.

Rezervasyonunuzu alabilir miyim?