TURİZM VE OTELCİLİK PORTALI

Ön Büro ve Satış departmanının kısa vadeli önemli bir planlaması gelecek tarihlerde satış için oda satış tahmininde bulunmaktır. Doluluk tahmini(occupancy forecast) olarak da bahsedilebilecek bu konuda tahminlere göre tüm departmanlarda gerekecek personel sayısı o dönem için belirlenir. Tahminde bulunma geliştirilmesi zor bir beceridir. Bunun için tecrübe, etkili kayıt tutma ve doğru sayım methotlarına gerek vardır. Tecrübeli bir yönetici tahmini yapmada şu bilgilere ihtiyaç duyar:

Otel ve çevresi hakkında yeterli bilgi – Otelin içinde bulunduğu marketlerin profili – Otelin geçmiş ve gelecekle ilgili doluluk bilgileri – Rezervasyon trendlerindeki gelişme ve değişiklikler, alınan rezervasyonların kaydı ve cevaplandırma süreci – Tahminde bulunulan dönemde çevrede planlanmış önemli olaylar, toplantılar Tahminde bulunulan dönemde yer ayırmak isteyen özel grupların profili – Özel tarihlerde yapılmış garantisiz ve garantili rezervasyonların sayısı ile no-show ve son dakika iptallerinin sayısı – O güne kadar rezerve edilen oda yüzdesi ve tahminde bulunulacak dönem içinde bu odaların iptal tarihleri – Otelin doluluğunu etkileyecek, modernizasyon ve renovasyon planları – Çevrede mevcut ve yeni hizmete giren otellerle rekabet edebilmek için otelin yenileme planları FAYDALI TAHMİNDE BULUNMA VERİLERİ: Geçmiş doluluk verileri tahminde bulunmak için çok önemlidir. Tahminde bulunmayı kolaylaştırmak için şu günlük doluluk verilerinin kayda geçmesi gerekmektedir: – Varışlar?ın oda sayısı – Walk-in?lerin oda sayısı – Extension odaların sayısı(Overstay) – Stayover odaların sayısı – No-show oda sayısı – Early check-out oda sayısı – Check-out oda sayısı Ön büro operasyonunda uygulanan oranlar genellikle yüzdelerdir. Önemli yüzdeler şunlardır: – No-show Yüzdesi: No-show, otele belirtilen günde gelmeyen misafir için oda fiyatının charge edilmesidir. .No-show yüzdesi fazla ise tedbir alınır. Bu yüzdeye göre ilave rezervasyon ve walk-in misafirleri kabul etme söz konusu olur.No-show yüzdesi, no-show sayısı belirli bir tarihde alınan tüm rezervasyonlara bölünerek bulunur.Garantili rezervasyonlarda no-show yüzdesi daha azdır. Garantisizlerde ise müşterinin bir zorunluğu olmadığından daha yüksektir.Corporate gruplar diğer geçici business müşterilerden daha az no-show?a düşerler.Dolayısıyla no-show?un business mix ile de ilgisi vardır. Walk-in?ler Yüzdesi: Belli bir tarihde walk-in gelen oda sayısının o tarihde otele giriş yapan toplam oda sayısına bölünmesi ile bulunur. Walk-in oda sayısının fazla olması tahminde bulunmayı zorlaştırır.Ancak walk-in?ler doluluğu artırdıkları gibi geliri de artırırlar. – Extension alanlar Yüzdesi(Overstays) : Belli bir tarihde overstay odaların sayısı, toplam check-out odaların sayısına bölünerek overstay yüzdesi bulunur.Check-in’e misafirlerin check-out tarihleri kesinlikle alınmalıdır. Otelin dolu olduğu tarihlerde misafirlerin uzatma talebinin kabul edilemeyeceği düşünülerek otelin yoğun doluluğunda kesin check-out tarihi önemlidir.Özellikle üst kategorilerdeki sınırlı sayıdaki odaların misafirleri uzatma nedeniyle odalarını terk etmezlerse bu odalara yeni gelecek rezervasyonlu misafirlerle otel sorun yaşamak zorunda kalır. Overstay ile stayover kavramlarını da karıştırmamaya dikkat edilmelidir. Stayover; check-in’de ayrılış tarihi belirtilmemiş olan odalardır. – Early check-out Yüzdesi(Understays) : Belli bir tarihde erken ayrılan odaların toplamı, toplam check-out odaların sayısına bölünerek bulunur. Erken ayrılan odalar otel için bir kayıp nedenidir. Misafirlerin neden ayrıldıklarını bilmek gerekir. Ayrıca erken ayrılan odaların tüm departmanlar tarafından check-out olduğu bilinmeli ve kayıtlardan çıkarılmalıdır. . TAHMİN FORMÜLÜ / FORECAST FORMULA : İlgili doluluk istatistikleri toplandıktan sonra belli bir tarihde satılabilir oda sayısı aşağıdaki formulle kararlaştırılabilir: Toplam oda sayısı – Out of order oda sayısı – Stayover oda sayısı – Rezervasyonlu oda sayısı +Rezervasyonlu oda sayısı x No-show yüzdesi +Understay oda sayısı Overstay oda sayısı = Satışa Hazır Odalar Bu rakam belirlendikten sonra başka rezervasyon alınıp alınmayacağı ve bu sayıya göre personel bulundurulur.Ön büro bu konuda esnek olmalıdır zira her an değişiklik ve iptaller söz konusudur. Basit Forecast Formları: Oteller ihtiyaçlarına göre değişik forecastlar hazırlayabilirler. Forecastlar tüm departmanlara dağıtılmalıdır. Genellikle aylık olarak geliştirilmiş forecast?lar Yiyecek-İçecek ve Rooms Division yöneticileri tarafından gelirleri, yapılacak harcamaları ve personel çalışma programları geliştirmek için irdelenir. 10 günlük forecast, çalışma programını ve departman costlarını görmek için faydalı olabilir. Bu forecastda günlük tahmin edilen doluluk rakamları, varışlar, ayrılışlar, satılan oda sayısı ve misafir sayısı bulunur. Ayrıca grupların isimleri, varış ve ayrılış tarihleri, misafir sayısı ve gerekirse fiyatları tek tek belirtilir. Food&Beverrage, Banquet ve Catering operasyonları için özel olarak 10 günlük bir forecast çıkartılabilir.Bu forecast?da misafir sayıları grup ve grup olmayan olarak da ayrıca belirtilebilir. 3 günlük forecast?da işin hacmini gösterirken, hazırlıkları ve çalışma planlarını da yönlendirmiş olur. 3 günlük forecast, 10 günlük forecast?a rağmen daha kesindir. Değişiklikler, iptaller bu forecast?da çok fazla olmaz. OVERBOOKING: Overbooking otelin kapasitesinin üzerinde rezervasyon alması ve aldığı tüm bu rezervasyonların gerçekleşerek misafirlerin otele varışlarının söz konusu olması halidir. No-show oranları, iptal yüzdeleri ve late check-out?lar göz önüne alınarak overbooking yapılabilir. Bazı misafirler son anda rezervasyonlarını iptal etmekte ve no-show uygulamasını istememektedirler. Doğal olarak bu durum otelin telafi edilemez bir gelir kaybına neden olacaktır.Bundan dolayı otelin tam doluluğunu sağlamak için overbooking politikası uygulanmaktadır.Bu nedenle ön büro müdürü ve rezervasyon müdürü no-show yüzdesi, garantili ve garantisiz rezervasyonların sayısı, early departure?ları çok iyi takip etmek durumundadırlar.Oteldeki ve çevredeki aktiviteler özel event?lar dikkate alınmalıdır. Rezervasyonunu ve konaklamasını uzatmak isteyen bir misafirin isteği derhal kompütere işlenmeli ve kritik durumlarda rezervasyon ve satış ile iletişim kurulmalıdır. Şayet overbooking söz konusu olmuş ise, misafirin otele varışından evvel uygulanacak prosedür şöyledir: Kaç odanın overbooking olacağını belirleyin Oda durumları ile arrival list?i check edin. Garantili ve garantisiz rezervasyonları check edin, rezervasyonların release time?larını check edin. Mümkün olan no-show?ları check edin.Böylece kaç odanın kalmaya devam ettiğini ve geç ayrılacağını belirlemiş olursunuz. Housekeeping ile out of order odaları check edin.Bunlardan temin edilebilecekleri derhal hizmete almak için gerekli girişimleri yapın. Şirket rezervasyonlarının garantili olup olmadığını check edin. İş seyahati yapan veya bir şekilde birlikte aynı odayı paylaşabilecek kişilere özel indirim ve ikramlarda bulunun. Gerekli sayıda çevre otellerinde rezervasyon yaptırın. Şayet mümkünse bir gece konaklamaları için otel dışında rezervasyon yaptırın. Misafire yeni otel için ücretsiz taşıma sağlayın. Santrale alternatif otellerde kalacak misafirlerin isimlerini bildirin. Ön büro yönetimini ve shift handover?ında tüm yetkilileri overbooking?den haberdar edin. Genel Müdürlüğe overbooking ile ilgili bilgi verin ve ne tür gelişmeler olabileceğini rapor edin. Duty Manager?in durumdan tam bilgi sahibi olmasını sağlayın. İZZETTİN YURTSEVER www.turizmgazetesi.com