TURİZM VE OTELCİLİK PORTALI

Dünya Turizm Teşkilatı ( WTO)?na göre seyahat acentesinin tanımı : ?Konuklara seyahatler, konaklama ve ulaştırma hizmetleri hakkında bilgi sunma belli bir komisyon karşılığında seyahat ve turizm ürünlerini belli fiyatlarla nihai tüketicilere satış yapmak üzere aracılık eden işletmelerdir.?1618 sayılı Seyahat Acenteleri ve Seyahat Acenteleri Birliği Kanunu?na göre ise ; ?Seyahat acenteleri kar amacıyla turistlere ulaştırma,konaklama,gezi,spor ve eğlence sağlayan ,onlara turizm ile ilgili bilgiler veren, bu konuya ilişkin tüm hizmetleri gören , turizm ekonomisine ve genellikle ödemeler dengesine katkıda bulunan ticari kuruluşlardır.?

 Rezervasyon

Seyahat Acentelerinin temel faaliyetlerinden birisi de rezervasyon işlemleridir.?Rezervasyon?: Kara, deniz, hava araçlarının tarifeli veya tarifesiz seferlerine ilişkin olarak ve her türlü konaklama, yeme-içme ve eğlence işletmelerinde tüketici adına yer ayırtmak, kayıt işlemi yapmak şeklinde tanımlanmıştır.Konaklama İşletmelerine ait odaların, çeşitli ulaştırma araçlarına ait koltukların veya aracın kendisinin, restoran masalarının, çeşitli amaçlı toplantı salonlarının seyahat acentesi tarafından müşteri adına isim belirtilerek ayırtılması işlemleri çeşitli rezervasyon türleridir.Acenteler rezervasyon işlemlerini hızlı ve düzenli yapmak için çeşitli otomasyon programları kullanırlar.Rezervasyon işlemi günümüzde çeşitli acentecilik otomasyon programları ile yapılmaktadır. Bizzat görüşerek, faksla, telefonla ve e-postayla rezervasyon yaptırmak mümkündür. Mektup, telgraf ve teleks rezervasyonları ise teknolojinin gerisinde kalarak kullanımdan kalkmıştır. Konuğun istediği otel, tarih vb. hizmet özelliklerine uygun olarak düzenlenen rezervasyon talep formu tur operatörü tarafından karşılayıcı acenteye gönderilir. Karşılayıcı acente kontenjan dahilinde ilgili işletmeler ile bağlantıya geçerek rezervasyonları yaptırır ve rezervasyon teyidini alarak ilgili tur operatörüne bildirir. Kontenjan fazlası rezervasyonlar için ise extra rezervasyon formlarını düzenlenerek ilgili işletmeler ile bağlantıya geçerek rezervasyonları yaptırır.  Yapılmış olan rezervasyonlar hakkında ilgili birimler (Transfer operasyonu, Muhasebe, Haftalık tur birimi gibi) bilgilendirir.

Operasyon

Operasyon kelimesi, acentecilik işlemlerindeki bütün yer değiştirme faaliyetleri için kullanılan genel anlamlı bir terimdir. Konukların aldıkları paket tur çeşidine göre, geliş ve dönüş transfer organizasyonlarının yapılması, haftalık tur ve ekstra turların gerçekleştirilmesi işlemleri operasyon süreci olarak tanımlanmaktadır.Yukarıdaki hizmetlerin tamamını gerçekleştirmek paket tur satışını yapan tur operatörünün yükümlülüğüdür. Fakat genellikle yurt dışı operasyonları bölümü anlaşma ile destinasyon ülkesindeki incoming ( karşılayıcı ) acenteye devredilir. Bu durumda incoming acentenin sorumluluğu havaalanı, liman, gar, terminal gibi turun ülkemize giriş noktası olan yerlerden konukların karşılanıp local (bölgesel) operasyonlar tamamlandıktan sonra tekrar turun çıkış noktasına uğurlanmaları ile sona ermektedir .Operasyon aşamasının hizmetleri konaklama rezervasyonları, ulaştırma, yeme-içme ve rehberlik olarak dört ana gruba ayrılır.Operasyondaki en önemli unsur konaklama yerleridir. Paket tur süreci konaklama işletmelerine rezervasyonların yapılması ile başlar, daha sonra diğer hizmetler programlanır. Bir tur operasyonunda ne kadar çok yöre geziliyorsa programı hazırlamak ve uygulamak da o kadar zorlaşacaktır. Transfer ise, Seyahat acentesi tüketicisi olan turistin, düzenlenen turun başlangıcında, herhangi bir safhasında veya sonunda, sınır giriş ve çıkış kapıları, marinalar, şehirlerarası veya uluslar arası ulaşım  hizmetlerinin sunulduğu otogar, gar, liman, hava limanı gibi yerlerden konaklama yapacağı tesise veya tesisten bu ulaşım hizmetlerinin sunulduğu yerlere veya programın başladığı yerleşim yerinden konaklama tesisine veya programın bitiminde Tesisten yerleşim yerine bir araçla taşınmasını sağlamaktır.

Gümrük,Vize Formaliteleri

Seyahat Acentelerinin yurt dışı turlarda müşterilerine verdikleri önemli bir hizmet de gümrük ve vize işlemlerinin müşteri adına takip edilmesidir. Acenteler bu hizmetten ayrıca gelir elde etmezler. Sadece harç, damga pulu vb. gibi ödenmesi zorunlu ücretler konuklara yansıtılır. Destinasyon hedefi olan ülkelerin konsolosluk veya elçiliklerinden vize alınması bireysel müşteriler için takip gerektiren bir süreçtir. Fakat acenteler bu konuda mevzuatı bildikleri ve tecrübeli oldukları için kolaylıkla işlemleri halledebilirler. Zaten paket turların tercih edilmesindeki önemli bir sebep de bu tip prosedürlerin acentelere bırakılmasıdır. Her ülkenin birbirinden farklı olarak bazı gümrük formaliteleri vardır. Bu konularda konuklara bilgi verilmesi acentelerin enformasyon görevi kapsamındadır. Ülkeye sokulması

yasak olan ya da belli bir miktar ile sınırlanmış eşyalar gümrük kuralları ile belirlenmiştir. Örnek,Ülkede koruma altına alınmış bitki ve hayvan türlerinin yurt dışına çıkarılmaları yasaktır. Ekonomide serbest kur politikası uygulamayan ülkelerin döviz ve kur politikası hakkında da konukların bilgilendirilmeleri gerekebilir.

 Enformasyon

?Seyahat Acenteleri Birliği Yönetmeliği?ne göre enformasyon: Turizmle ilgili ve turizm hareketinin gerektirdiği konularla, turistin tabi olduğu döviz, vize, gümrük gibi işlemlere ilişkin bilgi vermektir.Enformasyon, seyahat acentelerinin en önemli hizmetlerinden ve konukları en çok yönlendiren hizmetlerinden birisidir. Örneğin, ülkemize gelen turistlerin bu kararı vermelerinde en çok etkileyen faktör acentelerin yönlendirmeleridir. 1618 sayılı Seyahat Acenteleri Yasası ve Seyahat Acenteleri Yönetmeliği?ne göre tüm Seyahat Acenteleri enformasyon memuru çalıştırmak zorundadır. Yasal açıdan enformasyon hizmeti için acente belli bir ücret talep edebilir fakat uygulamada masrafsız hizmetler için ücret talep edilmez. Zaten enformasyon verme sonucunda konuklar bazı hizmetleri acente aracılığıyla almayı tercih etmektedirler. Seyahat Acenteleri özellikle yurt dışına çıkacak olan müşterileri için, onların bilmedikleri bu ülkelerin coğrafi özellikleri, toplumsal koşulları, yaşam tarzları, turistik çekicilikleri ve benzer bir çok konuda bilgi verir. Bu bilgilerin yanı sıra özellikle gidilen ülkelerde kullanılan para birimleri, ölçü sistemleri ve saat farklılıkları hakkında da misafirleri bilgilendirirler.

 Rent A Car ( Araç Kiralama )

Seyahat Acentelerinin yerine getirdikleri önemli bir hizmet de motorlu araç kiralama hizmetleridir. Özellikle iş seyahatine çıkan ve kısıtlı zamanlarında çok sayıda yer görmek isteyen konuklar araç kiralamayı tercih ederler. Otomobil kullanmayı seven fakat bir grup içinde gezmeyi sevmeyen kişiler de bu hizmetten faydalanırlar. Bu sayede az zamanda çok yeri gezme imkanı elde ederler. Araç kiralama zevkli fakat pahalı bir hizmet olduğu için ortalama gelir seviyesinin üzerindeki müşteriler bu hizmetten faydalanırlar.1618 sayılı Seyahat Acenteleri ve Seyahat Acenteleri Birliği Kanunu?na göre Madde 39: Seyahat Acenteleri, Rent a Car olarak tanımlanan seyahat acenteciliği faaliyetinde bulunmak için aşağıdaki niteliklerde en az on motorlu kara taşıma aracını mülkiyetlerinde veya işleten sıfatını taşıyacak şekilde bulundururlar. Turistlere kiralanacak araçlar aşağıdaki niteliklerde olmalıdır; Karayolu Trafik Mevzuatında belirtilen gerekli şartları taşımak, Yerli araçlar için en çok üç, ithal araçlar için en çok beş yaşında olmak, Teknik bakımı yapılmış olmak Acenteler kendileri araç kiraladıkları gibi, özel istek üzerine veya kendilerinde araç kalmadığı zaman Rent a car ( Araç Kiralama ) işletmelerinden ve diğer acentelerden araç kiralayabilirler.Rent a car işletmeleri yaygın olmakla beraber başka motorlu araçları kiralayan işletmeler de vardır.Örneğin Rent a Yatch (Yat Kiralama ) hizmeti ülkemizde henüz yaygınlaşmayan fakat batı ülkelerinde pazarı oluşmuş bir alandır. Gelir seviyesi yüksek müşterilere hizmet veren rent a yatch işletmeleri personeli ile birlikte çeşitli motor ve uzunluklardaki yatları kiralamaktadırlar. Ayrıca uçak ve helikopter kiralama hizmeti veren büyük Seyahat Acenteleri de turizm, iş adamları, basın kuruluşları vb. başta olmak üzere isteyenlere hizmet vermektedirler.  Rent a car hizmetini bağımsız seyahat acenteleri verebildiği gibi çok şubeli acenteler ve araç kiralama şirketleri bu konuda daha başarılı ve tecrübelidirler. Ülkemizde de yaygın olan Avis, Budget, Hertz, Europcar,Tan rent car gibi şirketlerin bir şubesinden kiralanan araç başka şehirdeki bir şubesine teslim edilebildiği için müşterilerin de tercih sebebi olmaktadır.

Ekstra Tur Düzenleme ve Satışı

İncoming acentelerin önemli bir gelir kalemi ekstra tur satışlarıdır. Paket Tur satın alarak gelen pek çok yabancı konuk ucuz olduğu için sejur tipi paketleri tercih ederler. Sejur tatil tipinde uzun süre aynı işletmede konaklama yapılmaktadır. Seyahat acenteleri bu şekilde konaklayan konuklara günlük veya birkaç günlük bölgesel turlar düzenleyerek otel rehberleri aracılığıyla satmaya çalışır. Paket tur programına dahil olmayan bu turlar acenteler için önemli bir gelir kaynağıdır. Ülkemizde çok sayıda tarihî, kültürel, arkeolojik, termal ve doğal güzelliğe sahip yörelerimiz olduğu için herkesin hoşlanabileceği türde ekstra tur seçenekleri üretilmektedir.

Ticketing ( Biletleme )

Çeşitli ulaştırma araçlarına ait biletlerin satışı bütün Seyahat Acentelerinin ortak özelliği ve en önemli gelir kaynağıdır. Seyahat Acenteleri genellikle tüm ulaştırma araçları için kara, hava, deniz ve demiryollarının biletlerini satarlar. Ayrıca konferans, fuar, önemli spor karşılaşmaları ve tiyatro biletleri de acenteler tarafından az da olsa satılmaktadır. Acenteler kâr oranı yüksek olan uçak ve gemi biletlerini satmaya çalışırlar. Komisyon oranı aynı bile olsa düşük ücretli oldukları için tren ve otobüs bileti satışı için gayret göstermezler. Bu tür biletler ancak sürekli konukların isteklerini karşılamak için talep gelince araştırılarak satılır. Bilet satış işlemi genellikle karmaşık ve özellikli bir faaliyettir. Özellikle yurt dışı uçuşları için yapılan bilet satışları tam anlamıyla uzmanlık gerektirir. Uluslararası terimleri ve kısaltmaları tanımak, havayolu taşımacılığına ait teknik terminolojiye hakim olmak

Gerekmektedir. Ayrıca ülkeden ülkeye değişen saat farklılıklarını, tarifeleri, sınır formalitelerini, bilet çeşitlerini, izlenecek güzergâhları, rezervasyon sistemlerini çok iyi bilmek ve bunları hatasız bir şekilde kâğıt üzerine dökebilmek becerisini gerektirir. Yeni teknolojik gelişmeler ve elektronik biletleme teknikleri sayesinde manuel (el ile hazırlanan) biletçilik terk edilmiş ve işler kolaylaşmıştır.

Bilet satış görevlisi, alanındaki mesleki yayınları takip ederek müşterisine mutlaka doğru bilgileri verebilmelidir. Satış görevlisinin hatası müşterinin başka bir ülkede, beklenmedik sıkıntılar aşamasına sebep olabilir. Bir havayolu bileti 9×20 cm. ölçülerinde olup şu bilgileri kapsar Ücretin ödenmiş olduğunu gösterir bir belgedir.

• Hizmet sınıfını, uçuş numarasını ve tarihlerini gösterir.
• Yolcunun ve bagajının uygun koşullarda taşınacağına ilişkin her türlü bilgiyi kapsar

ve garanti eder.

• Para iadesi ve bilet değiştirme konusunda bilinmesi gereken her türlü bilgiyi içerir.
• Havayolu şirketinin muhasebe servisinin ihtiyaç duyacağı bilgileri içerir.
• Havayolu ulaşımı formaliteleri hakkında iki önemli kaynak vardır;

. Dış Ülkelere Seyahatler İçin Sınır Formaliteleri: Dünya Turizm Örgütü tarafından

Yayımlanan resmî bir belgedir. İçindeki bilgiler her ülkenin resmî turizm örgütlerinden

Alınarak derlenmiştir.

. Seyahat Danışma El Kitabı: Çok kapsamlı bir belgedir. Dünyadaki 40 kadar uçak

Şirketi bu dokümanı kaynak olarak kullanır. Aylık olan bu yayın dünyadaki 200 ülke

Hakkında bilgiler içerir. Yolcular için gerekli belgeler, sağlık, gümrük kanunları, döviz

Konusundaki gerekli açıklamalar da vardır.